Die Zusammenarbeit mit ausländischen Partnern ist für russische Unternehmen bereits zum Standard geworden. Daher ist auch der Austausch von Delegationen, der Teil des Arbeitsprozesses ist, ein recht häufiges Ereignis. Wenn Sie jedoch zum ersten Mal Ihre ausländischen oder russischen Partner im Unternehmen beherbergen, sollten Sie mehrere Nuancen berücksichtigen, damit sie die Anbahnung von Geschäftskontakten nicht beeinträchtigen und den Eindruck des Treffens verderben.
Anleitung
Schritt 1
Eine Einladung zu einem Treffen sollte möglichst frühzeitig erfolgen, auch wenn eine Vorabvereinbarung getroffen wurde. Dies ist ein Zeichen dafür, dass Sie die Zeit Ihrer Partner sehr schätzen und ihre Geschäftigkeit respektieren.
Schritt 2
Geben Sie nach Erhalt der Bestätigung die Anzahl der Mitglieder der ankommenden Delegation an. Besser ist es, wenn Sie eine Gästeliste mit Positionsangabe und betreuter Wegbeschreibung erhalten. Wählen Sie die Zusammensetzung Ihrer Delegation gemäß dieser Liste, sie sollte zahlenmäßig in etwa der der Gästedelegation entsprechen. Besprechen Sie mit den Gästen, welche Sprache sie am liebsten kommunizieren und sorgen Sie selbst für einen Dolmetscher, auch wenn die Gäste mit ihrem eigenen Dolmetscher kommen.
Schritt 3
Lernen Sie den Verantwortungsbereich und die Kompetenz jedes Ihrer Gäste kennen. Ausländische Partner sind in der Regel sehr streng bei der Einhaltung der offiziellen Befehlskette, daher müssen Sie eine klare Vorstellung davon haben, welche Fragen dieser oder dieser Gast besprechen darf.
Schritt 4
Bereiten Sie eine Liste von Themen vor, die Sie besprechen müssen, und vereinbaren Sie sie. Sammeln Sie alle Materialien und Dokumente, die Sie benötigen. Entscheiden Sie, welche Dokumente als Ergebnis der Verhandlungen unterzeichnet werden und besprechen Sie, in welcher Weise sie durchgeführt werden: Dauer, Pausen.
Schritt 5
Wählen Sie einen komfortablen Raum basierend auf der Anzahl der Personen, die an der Besprechung teilnehmen. Jeder von ihnen sollte einen Platz haben, an dem er sich bequem unterbringen kann, denn zwischen den Pausen müssen Sie mehrere Stunden sitzen. Stellen Sie sicher, dass während des Meetings Tee, Kaffee, Kekse serviert werden und Gläser und Mineralwasser auf den Tischen stehen. Wenn es niemanden stört, vergessen Sie nicht, die Aschenbecher zu stellen.
Schritt 6
Bitten Sie Ihre Gäste um Zustimmung zur Audioaufzeichnung des Meetings, dies kann nicht ohne Erlaubnis erfolgen. Sitzen Sie die Gäste mit dem Gesicht zur Haustür, diese psychologische Nuance wird es ihnen ermöglichen, sich nicht gestresst zu fühlen. Bitten Sie darum, sich während der Verhandlungen nicht durch Anrufe von außen ablenken zu lassen. Bereiten Sie Tagebücher und Stifte für die Gäste vor.
Schritt 7
Zwingen Sie Gäste nicht, nach Ihnen zu suchen, wenn sie am Treffpunkt ankommen. Jemand muss sie in der Lobby des Gebäudes treffen und sie in den Raum begleiten, in dem die Verhandlungen stattfinden.
