Ein Unternehmen jeder Eigentumsform hat seinen eigenen Workflow in Form eines Satzes von Papieren verschiedener Art, der nach einem bestimmten Prinzip systematisiert ist. Ein Memorandum erfordert besondere Aufmerksamkeit beim Verfassen.
Was ist ein Memo?
Geschäftspapiere in Form eines Memos haben informativen und empfehlenden Charakter. Es wird dem unmittelbaren Vorgesetzten oder dem Leiter der Organisation zur Verfügung gestellt. Das Memo kann auf Weisung der Geschäftsleitung und auf Initiative des Mitarbeiters erstellt werden.
Das Dokument besteht aus spezifischen Fakten zu einem bestimmten Thema. In den meisten Fällen ist das Memo die subjektive Meinung des Mitarbeiters, die schriftlich festgehalten wird. Manchmal ist es angesichts der Ereignisse im Unternehmen äußerst wichtig, dass der Manager die Meinungen der Untergebenen kennt, um ihr weiteres Handeln anzupassen. Die Mitarbeiter müssen eigenhändig eine ausführliche Antwort verfassen, die durch eigene Ideen und Empfehlungen ergänzt wird.
Der Inhalt von Berichten kann unterschiedlich sein: von der einmaligen Informationsbereitstellung bis hin zur periodischen Berichterstattung. Im Gegensatz zu Erläuterungs- und Servicenotizen kann das Memo innerhalb des Unternehmens verwendet werden oder die Rolle eines Meldedokuments für eine übergeordnete Behörde spielen.
Grund für die Erstellung des Dokuments
Als Ergebnis eines außer Kontrolle geratenen Prozesses, der dem Unternehmen schaden kann, wird ein Memo erstellt. Dann kann der Mitarbeiter ebenfalls alle Informationen dem Vorgesetzten zur Verfügung stellen. Es kann sich beispielsweise um mehrfaches Fehlen eines Verantwortlichen oder eine Missachtung der Zielerfüllung handeln, was sich natürlich negativ auf die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens auswirken kann. Generell soll das Dokument ein Signal für eine Änderung der Innenpolitik werden, die derzeit von der Führung umgesetzt wird.
So erstellen Sie ein Memo richtig
Normalerweise besteht ein Dokument aus mehreren Teilen. Zunächst ist es notwendig, den Grund für das Schreiben des Memos klar zu formulieren. Es skizziert die konkrete Situation und listet die Fakten auf. Dann empfiehlt es sich ganz klar, seine eigene Meinung zum Geschehen zu äußern. Gleichzeitig gilt es, die Situation von allen Seiten zu analysieren und eine eigene Problemlösung anzubieten.
Alle Informationen sollten prägnant genug dargestellt werden, wobei der Inhalt des Geschehens berücksichtigt wird. Eine Verzerrung der Realität und die Äußerung von Vermutungen, die nicht durch eine Evidenzbasis gestützt werden, ist inakzeptabel.
Das Dokument wird auf einem A4-Blatt mit der obligatorischen Angabe in der oberen linken Ecke des Namens der Einheit platziert. Oben rechts sollten Sie Informationen über den Adressaten der Notiz platzieren. Etwas darunter, ab einer roten Linie, stehen in Großbuchstaben der Name des Dokuments und seine Nummer sowie der Ort der Zusammenstellung.
Dann werden die Informationen in einer ziemlich freien Form dargestellt, die durch die Unterschrift des Mitarbeiters, der das Dokument erstellt hat, unterstützt wird.
Vor dem Versenden des Memos wird empfohlen, die Realität aller oben genannten Umstände sorgfältig zu überprüfen.
