Eine Teambesprechung kann eine effektive Möglichkeit sein, verschiedene Arbeitssituationen, einschließlich Konfliktsituationen, zu analysieren. Er diskutiert öffentlich kontroverse Themen und trifft Entscheidungen, die für jeden Mitarbeiter verbindlich sind. Dem Kollektivtreffen sollte viel Vorarbeit vorausgehen.
Anleitung
Schritt 1
Formulieren Sie das Hauptthema des Meetings. In der Regel findet eine Sammelsitzung zu einem aktuellen Thema statt. Dies kann beispielsweise eine Analyse der Jahresarbeit der Organisation oder der Übergang zu einer Kurzarbeit sein.
Schritt 2
Denken Sie über Ihre Agenda nach. Seine Punkte werden spezifische Fragen sein, die diskutiert werden müssen. Es sollten mindestens zwei und nicht mehr als fünf sein. Ordne die Fragen nach abnehmender Bedeutung. Wenn das Thema der Sitzung eher breit gefächert ist, setzen Sie „Sonstiges“als letzten Punkt auf die Tagesordnung. Hier können Sie ein wenig vom Hauptthema abweichen und kleine Probleme besprechen, die das Team im Moment beschäftigen.
Schritt 3
Lautsprecher vorbereiten. Zu jedem Tagesordnungspunkt sollte ein kompetenter Mitarbeiter sprechen, dessen Meinung im Team als maßgeblich gilt. Warnen Sie ihn 1-2 Wochen im Voraus vor dem anstehenden Bericht, damit die Person in Ruhe über seine Botschaft nachdenken kann. Sprechen Sie 2-3 Tage vor dem Treffen mit jedem Redner, stellen Sie sicher, dass der Text seiner Rede fertig ist und dem angegebenen Thema entspricht.
Schritt 4
Bereiten Sie den Besprechungsraum vor. Es ist gut, wenn Ihre Organisation über eine Versammlungshalle oder einen anderen Besprechungsraum verfügt. Verwenden Sie andernfalls den größtmöglichen Raum. Am Tag des Meetings müssen genügend Stühle aufgestellt und ein Projektor, Computer und Mikrofon angeschlossen und, falls vorhanden, eingerichtet werden. Sie können auch im Vorfeld für jeden Besprechungsteilnehmer spezielle Ordner mit zu besprechenden Unterlagen zusammenstellen.
Schritt 5
Informieren Sie alle Mitarbeiter über Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung. Verwenden Sie eine der klassischen Methoden: Informationen an ein Schwarzes Brett stellen, eine E-Mail senden, die Leiter der Strukturabteilungen anrufen, mit jedem Mitarbeiter persönlich sprechen. Ihre Wahl hängt von der Tradition des Unternehmens und der Anzahl der Mitarbeiter ab.
Schritt 6
Registrieren Sie Teilnehmer, bevor Sie das Meeting starten. Diese Liste werden Sie später an das Protokoll anhängen. Beginnen Sie das Meeting unbedingt zu dem Zeitpunkt, der für die Mitarbeiter geplant und angekündigt wurde. Warten Sie nicht auf Nachzügler, zeigen Sie die Bedeutung und Ernsthaftigkeit der Veranstaltung.
Schritt 7
Kündigen Sie das Hauptthema des Treffens und die Themen an, die dort behandelt werden. Bitten Sie das Team, einen Vorsitzenden und einen Sekretär für das Meeting zu wählen. Als Vorsitzender wird in der Regel der Leiter der Organisation oder sein Stellvertreter und als Schriftführer der Sachbearbeiter oder Geschäftsstellenleiter gewählt. Der Vorsitzende leitet die Versammlung, hält die Ordnung aufrecht und hält sich an die Regeln. Zu den Aufgaben der Sekretärin gehört die Führung eines ausführlichen Protokolls: Aufzeichnung der Reden der Redner, Fragen an sie, Diskussionen und Vorschläge.
Schritt 8
Halten Sie sich an die festgelegte Sprechzeit, sonst läuft Ihr Meeting Gefahr, sich bis Mitternacht hinzuziehen und keine Entscheidungen zu treffen. Keynote-Speaker haben in der Regel 15-20 Minuten zur Verfügung, maximal jedoch 30 Minuten. Co-Speaker zu Nebenthemen sollten innerhalb von 10-15 Minuten sein. Die Rede eines Teilnehmers aus dem Publikum ist auf 2-3 Minuten begrenzt. Sie können eine Frage nicht länger als 5 Minuten beantworten. Wenn die Zeit überschritten wird, erinnern Sie sich fest an die Regeln.
Schritt 9
Nachdem die Tagesordnung des Treffens festgelegt wurde und alle eine Rede gehalten haben, fassen Sie das Treffen kurz zusammen. Wenn wichtige Entscheidungen getroffen wurden, sollte ihr Entwurf allen Anwesenden vorgelesen werden.
Schritt 10
Innerhalb von zwei Tagen nach der Sitzung müssen Sie die endgültige Fassung des Protokolls und der gefassten Beschlüsse erstellen. Das Protokoll ist zu vereinbaren und vom Versammlungsleiter zu unterzeichnen. Machen Sie die Entscheidungen und die Fristen für deren Umsetzung allen Mitarbeitern bekannt, die sie umsetzen müssen.
