Meetings sind ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftslebens. Es ist ein Instrument zur Überwachung, zur Festlegung von Managementzielen und zur Umsetzung von Feedback. In der Sitzung wird berichtet und über den aktuellen Stand der Dinge informiert. Seine Teilnehmer haben die Möglichkeit, sich miteinander zu beraten und letztendlich die Entscheidungen zu treffen, die für die erfolgreiche Erledigung der übertragenen Aufgaben erforderlich sind.
Anleitung
Schritt 1
Definieren Sie den Zweck des Meetings. Die Teilnehmer können sich beispielsweise zu einem ersten Meinungsaustausch treffen, einen Bericht über den Stand der Dinge hören, Empfehlungen zur Lösung von Problemen erarbeiten oder diese annehmen. Das Thema des Meetings sollte für jeden Teilnehmer des Meetings von Interesse sein.
Schritt 2
Erstellen Sie eine Meeting-Agenda. Geben Sie darin eine Liste von Fragen an, die gehört und diskutiert werden müssen. Es sollten nur die Probleme besprochen werden, die nicht in einem Arbeitsauftrag gelöst werden können. Versenden Sie die vorläufige Tagesordnung des Treffens an alle Teilnehmer und hören Sie ihre Wünsche und Kommentare zu Thema und Tagesordnung des Treffens. Passen Sie die Tagesordnung unter Berücksichtigung der geäußerten Wünsche an.
Schritt 3
Legen Sie Ort, Zeit und Art des Treffens fest. Benennen Sie Redner und Schwerpunkte für jeden Tagesordnungspunkt. Bitten Sie die Referenten, ihre Abstracts im Voraus einzureichen. Legen Sie den Zeitplan für das Treffen fest und geben Sie die Zeit an, die für die Diskussion jedes Themas vorgesehen ist. Senden Sie die endgültige Tagesordnung und die Tagesordnung an jeden Teilnehmer.
Schritt 4
Übersenden Sie den Teilnehmern ggf. die Zusammenfassungen der Berichte, die in der Sitzung präsentiert werden, Entscheidungsentwürfe, Informationsnotizen und analytische Materialien.
Schritt 5
Überlegen Sie sich, wie Sie die Teilnehmer am besten im Meeting platzieren, um die Möglichkeit von Konfliktsituationen auf ein Minimum zu reduzieren. Psychologen haben festgestellt, dass Menschen, die sich gegenüber sitzen, häufiger in Konflikte und Auseinandersetzungen geraten, seltener diejenigen, die nebeneinander sitzen. Betrachten Sie diesen Faktor.
Schritt 6
Bestimmen Sie einen Vorsitzenden, der die Sitzung so leiten kann, dass alle Probleme optimal und in kürzester Zeit gelöst werden. Dazu muss er von jedem Sitzungsteilnehmer konstruktive Entscheidungen treffen und die Diskussion sachlich gestalten.
Schritt 7
Stellen Sie sicher, dass das Programm des Treffens in einer strikten Reihenfolge ausgeführt wird, damit es ziemlich erfolgreich ist und die dabei getroffenen Entscheidungen wirksam sind.
