Für einen Schreibanfänger kann die Gestaltung der eingehenden Korrespondenz eine Kraftprobe sein. Sobald der Prozess jedoch in einfache und verständliche Schritte zerlegt ist, wird er zum unauffälligen Teil des Arbeitsalltags.
Anleitung
Schritt 1
Alle bei der Organisation eingegangenen Dokumente müssen noch am selben Tag registriert werden, unabhängig davon, wie sie dorthin gelangt sind (per E-Mail, per Kurier, per Fax usw.). E-Mails müssen ausgedruckt, Telefonnachrichten aufgezeichnet werden.
Schritt 2
Spalte Nr. 1 des Journals gibt das Eingangsdatum jedes Dokuments an. Spalte # 2 - seine Registrierungsnummer. Die Nummer wird in der Reihenfolge des Eingangs vergeben, wobei jedes Kalenderjahr mit einem beginnt. Dann wird jedes gelieferte Dokument geprüft: ob es korrekt zugestellt wurde, ob das Paket intakt ist. Ist nicht „persönlich“vermerkt, wird der Umschlag oder die Tüte geöffnet und der Inhalt kontrolliert. Wenn es ein Inventar gibt, überprüfen sie es. Wenn einige der angegebenen Dokumente fehlen, müssen Sie ein entsprechendes Gesetz erstellen und eine Notiz in das Journal der eingehenden Korrespondenz im Abschnitt "Notizen" einfügen. Die Anzahl der Blätter mit Anlagen ist in Spalte Nr. 3 angegeben.
Schritt 3
Die Art der Korrespondenz wird in Spalte Nr. 4 eingetragen. Dies kann eine Anfrage, ein Abgleichsbericht, ein Brief, eine Urkunde, ein Telegramm, eine Benachrichtigung etc. sein. Die nächsten beiden Spalten geben den Absender und die ausgehende Nummer des Briefes an.
Schritt 4
In Spalte Nr. 7 ist eine Zusammenfassung der Sendung anzugeben. Zum Beispiel: „Über die Bereitstellung einer Bescheinigung über die Schulden von AA Ivanov. Bank "oder" Antrag auf Neuberechnung der Gehälter von VV Sidorova ".
Schritt 5
Dann wird die Korrespondenz an die Adressaten ausgehändigt und nach Erhalt des Beschlusses in die Spalte Nr. 8 eingetragen, in der die nächsten beiden Testamentsvollstrecker und die Frist für die Ausführung des Dokuments angegeben sind. Die Notizen geben an, dass das Dokument ausgeführt wurde und wo es abgelegt wird.
