Die Ergebnisse der Sitzungen bedürfen einer Dokumentation in Form eines Protokolls. Bei der Erstellung dieses Dokuments ist es wichtig, den Hauptpunkt der Diskussion zu reflektieren und die gesamte Diskussion so prägnant wie möglich darzustellen.
Das Protokoll wird nach der Sitzung vom Sitzungssekretär erstellt, der entweder während der Diskussion Notizen machen oder ein Diktiergerät führen muss. Die zweite Option ist die optimalste für die Beilegung möglicher Streitigkeiten.
Optisch besteht das Dokument aus folgenden Teilen:
- allgemeine Informationen;
- die Tagesordnung der Sitzung;
- Diskussionen und Entscheidungen getroffen.
Allgemeine Information
Dieser Informationsblock umfasst den Titel, den Ort (Ort, Datum, Uhrzeit des Treffens), eine Liste der anwesenden Personen. Der Titel des Treffens ist der Titel. Zum Beispiel eine Sitzung des Arbeitskreises zu Personalfragen. Der Block mit Datum und Uhrzeit gibt Auskunft über die direkt abgehaltene Sitzung und nicht über das Datum der Unterzeichnung des Protokolls.
Wird die Sitzung von einer ständigen Struktur (Kommission, Arbeitsgruppe usw.) abgehalten, so enthalten die allgemeinen Angaben den vollständigen Namen des ständigen Vorsitzenden und des Sekretärs der Sitzung.
Bei der Aufstellung der Liste der Anwesenden sind die Namen der Positionen und Arbeitsorte der Eingeladenen anzugeben. Dieser Informationsblock beginnt mit dem Wort "Gegenwart". Für den Fall, dass die Versammlung eine Abstimmung vorsieht, werden die im Protokoll Anwesenden in zwei Gruppen eingeteilt – mit Stimmrecht und ohne Stimmrecht.
Tagesordnung
Die Tagesordnung der Sitzung wird vor der Sitzung erstellt. Es gibt jedoch Ausnahmen, zum Beispiel - für dringende Sitzungen. Dieser Block listet die Themen des Meetings auf, ohne die Redner und das Zeitlimit für die Berichte anzugeben. Auch wenn die Sitzung zur Erörterung eines Themas einberufen wird, ist es nicht im Titel des Dokuments enthalten, sondern wird in Form einer Tagesordnung erstellt.
Je nach Redezeit kann die vorgelegte Tagesordnung automatisch genehmigt oder vom Vorsitzenden zur Abstimmung gestellt werden. In diesem Fall beginnt die Diskussion mit der Frage der Genehmigung der Tagesordnung der Sitzung. Liegen keine Einwände vor, wird ein solcher Beschluss im Protokoll wie folgt formalisiert: "Über die Abstimmung der Tagesordnung wurde abgestimmt." Es folgt das Abstimmungsergebnis in der Form: "Abgestimmt: Ja - (Anzahl der Stimmen), Nein - Nein, Enthaltung - Nein."
Diskussion und Entscheidungsfindung
Der größte Fragenblock ist der Reflexion des Diskussionsverlaufs vorbehalten. Jeder Tagesordnungspunkt wird in einen eigenen Block gesetzt, beginnend mit dem Wortlaut aus der Tagesordnung. Daran schließt sich der Verlauf des Berichts an, der in der Form „gehört: (vollständiger Name des Sprechers)“ausgefertigt ist. Erfahrene Transkribierer empfehlen, die Reden nicht zu transkribieren, sondern die allgemeine Bedeutung zu belassen, die in mehreren Sätzen ausgedrückt werden kann. Wenn es darauf ankommt, die Bedeutung des Großteils des Berichts zu bewahren, können Sie die Thesen der Rede oder Auszüge aus der Präsentation im Anhang des Protokolls zitieren und im Text des Dokuments darauf verweisen.
Gleiches gilt für die Reflexion des Diskussionsverlaufs. Wenn mehrere Redner denselben Standpunkt vertreten, können ihre Reden in folgender Form formalisiert werden: „Redner (vollständige Namen der Redner), die die Meinung des Redners unterstützt haben“.
Als Ergebnis jeder Frage muss eine Lösung formuliert werden. Sie sollte in den Beschlussentwürfen vorab vorbereitet oder von den Sitzungsteilnehmern selbst in der Diskussion formuliert werden. Entscheidungen werden in Form von konkreten Formulierungen getroffen, die eindeutig und genau dargestellt werden müssen. Entscheidungen über reine Informationsreden können von den Sitzungsteilnehmern berücksichtigt werden.
Wenn die Versammlung eine Abstimmung vorsieht, sollte das Protokoll nach jeder Ausgabe die Ergebnisse enthalten: „Der Beschluss wurde einstimmig gefasst“, „Der Beschluss wurde mit Stimmenmehrheit gefasst“, „Der Beschluss wurde nicht gefasst.“Ähnliche Vermerke sollten gemacht werden in Fällen, in denen die Themen aus der Diskussion entfernt, auf eine andere Sitzung verschoben oder mangels Redner nicht berücksichtigt werden.
Am Ende wird das Protokoll vom Vorsitzenden und vom Sekretär unterschrieben und gegebenenfalls mit dem Siegel der einberufenden Organisation beglaubigt.
