Für die Abrechnung, Verbreitung und Aufbewahrung verschiedener Dokumente verwenden die Personaldienste Auftragsbücher, Urlaube, Abrechnungen und Referenzen. Registrierungsprotokolle sind Dokumente für den internen Gebrauch und werden in der Personalabteilung der Organisation aufbewahrt, für die Pflege und Aufbewahrung dieser Dokumente ist eine speziell beauftragte Person verantwortlich.
Anleitung
Schritt 1
Verwenden Sie ein vom Ministerium genehmigtes Bestellprotokoll oder entwerfen Sie selbst eines. Machen Sie die Abdeckung aus schwerem Material. Schreiben Sie in die Mitte des Blattes den Namen der Organisation und den Titel des Buches. Geben Sie unten das Start- und Enddatum für die Protokollierung an. Geben Sie auf der Rückseite die Informationen über die Person an, die für die Aufbewahrung und das Ausfüllen des Dokuments verantwortlich ist: Geben Sie die Position, den Nachnamen und die Initialen des Mitarbeiters an.
Schritt 2
Stellen Sie sicher, dass die Seiten nicht manipuliert oder aus der Zeitschrift entfernt werden können. Nummeriere und binde die Seiten des Buches. Bringen Sie auf der letzten Seite ein Wachs- oder Mastixsiegel an und stellen Sie dem Leiter der Personalabteilung oder dem Leiter der Organisation eine vorgefertigte Vorlage für die Zertifizierung zur Verfügung. Merken Sie sich: _ Blätter sind in diesem Logbuch nummeriert, geschnürt, versiegelt. Direktor: _ (Unterschrift, Entschlüsselung der Unterschrift). Datum: _ (Tag, Monat, Jahr).
Schritt 3
Wählen Sie eine bequeme Seitenausrichtung (Querformat, Hochformat) für die Protokollierung von Einträgen. Ordnen Sie bei Bedarf eine Tabelle mit den folgenden Spalten an:
- Seriennummer des Datensatzes;
- Zeitpunkt des Inkrafttretens;
- Seriennummer der Bestellung;
- Position, Nachname und Initialen der Person, die den Auftrag unterzeichnet hat;
- eine Zusammenfassung der Bestellung.
Wenn Sie mit der tabellarischen Ansicht nicht vertraut sind, führen Sie Aufzeichnungen in freier Form. Die Hauptsache ist, die Reihenfolge der Nummernvergabe nach dem Datum der Auftragsfreigabe zu beachten und die obigen Informationen im Rechnungsbuch widerzuspiegeln.
Schritt 4
Notieren Sie Ihre Bestellprotokolleinträge in blauer, schwarzer oder lila Tinte. Erlauben Sie kein Löschen, Löschen und Löschen von zuvor gemachten Markierungen. Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, streichen Sie den korrigierten Text mit einer Zeile durch, damit Sie ihn noch lesen können. Machen Sie in derselben Spalte oder Zeile einen neuen korrekten Eintrag. Bitte unterschreiben Sie und geben Sie das Datum der Änderung an. Wenn es nicht möglich ist (z. B. wenn kein freier Speicherplatz vorhanden ist), den Fehler zu beheben, erstellen Sie unten einen neuen Datensatz und aktivieren Sie neben den veralteten Informationen das Kontrollkästchen „Datensatz ist ungültig“.
Schritt 5
Wenn Sie die Protokollierung beenden, notieren Sie sich das Ablaufdatum des Protokolls auf der Vorderseite des Protokollbuchs.
