Der Beschluss einer Sitzung ist nur dann rechtsverbindlich, wenn er im Protokoll festgehalten wird. Die Protokolle von Elternversammlungen, Hauseigentümerversammlungen oder Gesellschafterversammlungen unterscheiden sich natürlich inhaltlich, aber die Anforderungen an die Form sind immer ungefähr gleich.
Schreiben Sie auf einen Entwurf
Es ist nicht immer bequem, während einer Besprechung auf einem Computer zu tippen, daher kann das Protokoll zuerst als Entwurf geschrieben werden. Einige Informationen können vor Beginn des Meetings eingegeben werden. Schreiben Sie oben das Wort "Protokoll", direkt darunter - den Namen des Treffens und das Datum. Noch weiter unten links schreiben Sie das Wort "Betreut". Wenn eine Entscheidung mit qualifizierter oder einfacher Mehrheit der Mitgliederliste erwartet wird, geben Sie an, wie viele Personen hätten anwesend sein sollen. Dies ist zum Beispiel wichtig, wenn es um ein Treffen von Hausbesitzern geht, die über die Verwaltung des Hauses entscheiden müssen, Geld für größere Reparaturen sammeln usw. Schreiben Sie unten Ihre Agenda. Wenn Sie beabsichtigen, Themen zu besprechen, die Sie noch nicht kennen, fügen Sie den Punkt "Verschiedenes" hinzu. In einigen Fällen sollte die Frist angegeben werden.
Nach Beginn des Meetings
Schreiben Sie auf, wie viele Personen anwesend sind und wie viele es sein sollen. Schreiben Sie unter die Tagesordnung das Wort „Zugehört“und setzen Sie einen Doppelpunkt. Schreiben Sie die Fragen, die Namen der Redner und eine Zusammenfassung der Reden Punkt für Punkt auf. Redner können gebeten werden, ihre Reden im Voraus einzureichen. Notieren Sie im Protokoll die an jeden Referenten gestellten Fragen und die Antworten. Die Lösungen können nach jeder Frage oder als einzelner Block am Ende des Protokolls eingegeben werden. Geben Sie unbedingt an, wie viele Personen mit „dafür“, „dagegen“gestimmt haben, wie viele sich der Stimme enthalten haben. Schreiben Sie unter die Beschlüsse die Namen des Vorsitzenden und des Sekretärs und tragen Sie das Datum ein. In einigen Fällen ist es erforderlich, die Namen aller Mitglieder des Präsidiums anzugeben.
Text auf dem Computer eingeben
Beim Tippen auf einem Computer bearbeitet die Sekretärin normalerweise den Text. Versuchen Sie, es so zu bearbeiten, dass es die Bedeutung nicht beeinträchtigt. Dies gilt insbesondere für Entscheidungen. Für die Eintragung von Protokollen gibt es kein einheitliches Formular, jedoch gelten in der Regel folgende Regeln:
- der Text wird in 14-Punkte-Größe mit einem oder eineinhalb Intervallen getippt;
- Ausrichtung des Haupttextes - auf beiden Seiten;
- Titelausrichtung - zentriert, Teilnehmerzahl - rechts;
- Absätze beginnen mit einer roten Linie.
Tippen Sie den Text ein, vergessen Sie nicht, Platz für die Unterschriften des Vorsitzenden und des Sekretärs zu lassen, und legen Sie Abschriften der Unterschriften bei. Setzen Sie das Datum unten ein. Drucken Sie das Protokoll aus und lassen Sie es vom Vorsitzenden und vom Sekretär unterschreiben. Es gibt Fälle, in denen eine Sitzung in Abwesenheit stattfindet. In diesem Fall werden die Texte der Reden nicht geschrieben. Der Rest des Protokolls wird auf die gleiche Weise erstellt.
