Im Zeitalter der Computertechnologie kommunizieren Partner zunehmend aus der Ferne und ziehen es vor, keine Zeit mit persönlichen Treffen und Verhandlungen zu verschwenden. Daher ist es nicht verwunderlich, dass die Arbeitskorrespondenz im Leben eines modernen Managers von nicht geringer Bedeutung ist. Es richtig zu halten ist die Aufgabe eines jeden Büroangestellten.
Anleitung
Schritt 1
Wenn Sie bei der Arbeit mit Kunden oder Lieferanten kommunizieren müssen, dann müssen Sie natürlich oft förmliche Briefe schreiben. Das ist gar nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick scheint: Die Geschäftskorrespondenz birgt viele Fallstricke, die es zu umgehen gilt, um Ihren Ruf als kompetenter Partner zu wahren. Wenn es nicht möglich ist, einen Kurs in der Kunst der Geschäftskorrespondenz zu belegen, befolgen Sie die folgenden Regeln.
Schritt 2
Das offizielle Schreiben muss registriert werden. Tun Sie dies, bevor Sie mit der Zusammenstellung beginnen und tragen Sie die Nummer in das dafür vorgesehene Feld ein (normalerweise in der oberen linken Ecke, unter dem Firmenlogo, falls vorhanden). Geben Sie den Adressaten in der oberen rechten Ecke an. Beginnen Sie mit dem Titel und geben Sie dann den Nachnamen ein (oder den Nachnamen, wenn der Brief für mehr als eine Person bestimmt ist). Die Positionen sollten in einer hierarchischen Reihenfolge aufgeführt werden, d.h. zuerst kommt zum Beispiel der Direktor, dann sein Stellvertreter, dann die Dienst- und Abteilungsleiter.
Geben Sie unter den Namen der Adressaten die Anrede und den Namen des Absenders an. Vergessen Sie nicht: Die Präposition "von" wird in diesem Fall nicht verwendet; Dies ist einer der häufigsten Fehler! Geben Sie als nächstes den Betreff des Briefes und das Datum der Erstellung an. Der Betreff des Schreibens sollte deutlich machen, worüber dieses Dokument sprechen wird; sagen Sie es klar und deutlich.
Schritt 3
Der Text des Schreibens beginnt mit einem Appell. Wenn es an eine Person adressiert ist, dann bewerben Sie sich mit Vorname und Vatersname oder alternativ mit Nachname: "Sehr geehrter Herr Ivanov." Lassen Sie auf keinen Fall Vertrautheit im Brief zu, auch wenn Sie den Adressaten persönlich kennen und mit ihm "auf kurzem Bein" stehen. Denken Sie daran, dass dies ein offizielles Dokument ist, es muss im Archiv abgelegt werden und kann auch mehrere Jahre später für die Arbeit verwendet werden.
Der Text des Schreibens selbst muss klar und verständlich sein. Verbreiten Sie keine "Gedanken entlang des Baumes", füllen Sie den Brief nicht mit unnötigen Details, zitieren Sie keine bekannten Fakten. Nichts ist ärgerlicher als Zeitverschwendung, ein Dokument zu lesen, dessen ganze Bedeutung in 4 Sätzen zusammengefasst werden könnte, aber man muss 4 Blätter lesen. Formulieren Sie Ihre Vorschläge kurz und verständlich, wenn Sie Erläuterungen benötigen, legen Sie diese in Form einer Anlage an und fügen Sie sie dem Schreiben bei.
