Geschäftskorrespondenz ist fester Bestandteil vieler Produktionsprozesse. Einen bedeutenden Platz nehmen darin Antworten auf offizielle Appelle verschiedener Organisationen ein, darunter auch kontrollierende. Für solche Briefe ist ein offizieller Geschäftsstil erforderlich, der durchaus akzeptabel ist, außerdem sind bürokratische Wendungen vorzuziehen. In ihnen ist kein Platz für Emotionen, auch wenn die Behauptungen, dass die von Ihnen erhaltene Berufung unangemessen ist.
Notwendig
- - Computer;
- - Internetzugang oder Drucker;
- - Firmenbriefkopf;
- - Post, Kurier oder persönlicher Besuch im Büro des Empfängers (nicht in allen Fällen);
- - den Text des Schreibens, auf das Sie antworten.
Anleitung
Schritt 1
Verwenden Sie Briefkopf, um Ihre Antwort zu schreiben. Vergessen Sie nicht, dem Brief eine Ausgangsnummer zuzuweisen, diese im Sekretariat oder im Büro anzumelden und das Datum anzugeben.
Schritt 2
Adressieren Sie die Antwort an die Person, deren Unterschrift unter dem Brief steht. Normalerweise stellt es den Titel und den Nachnamen mit Initialen dar. Versuchen Sie, seinen Namen und sein Patronym herauszufinden. Tun Sie dies über das Internet oder einen Anruf direkt bei der Organisation, von der der Brief stammt. Normalerweise werden am Ende des offiziellen Schreibens der Nachname des Darstellers und seine Telefonnummer angegeben. Diese Informationen werden bei Bedarf für die weitere Interaktion nützlich sein. Die Antwort sollte jedoch an den Namen der Person gerichtet sein, deren Unterschrift sich unter der an Sie gerichteten Beschwerde befindet. Seine Initialen reichen in der „Kopfzeile“der Antwort. Aber der Brief muss mit einer Adresse mit Namen und Vatersnamen beginnen: "Lieber Ivan Ivanovich!"
Schritt 3
Geben Sie ganz am Anfang Ihrer Antwort die Ausgabedaten des Briefes an. In der Regel enthalten offizielle Berufungen eine ausgehende Nummer, das Datum ist obligatorisch. Der allgemein akzeptierte Wortlaut des ersten Satzes: "Auf Ihr Schreiben (Beschwerde, Auskunftsersuchen, Reklamation, Beschwerde - je nach Situation) Nr. so und so von der und der Nummer halten wir es für erforderlich (Option - wir kann) folgendes melden."
Schritt 4
Beantworten Sie dann die Fragen, die im Brief enthalten sind, in der Reihenfolge, in der sie darin stehen.
Schritt 5
Wenn Ihrer Meinung nach vom Verfasser des Schreibens gegen Sie persönlich oder Ihre Organisation geltend gemachte Ansprüche oder Ansprüche rechtswidrig sind, weisen Sie darauf hin, dass diese nicht befriedigt werden können, und erläutern Sie den Grund unter Bezugnahme auf die Bestimmungen der geltenden Gesetzgebung, die in Ihrer Meinung, widersprechen.
Schritt 6
Verwenden Sie den Satz "Grüße" am Ende Ihrer Antwort. Sie müssen dies tun, auch wenn Sie der Meinung sind, dass der Adressat keinen Respekt verdient. Diese Meinung muss jedoch nicht nachgewiesen werden. Vergessen Sie nicht, auch Ihren Titel, Nachnamen und Ihre Initialen anzugeben. Wenn Sie eine Antwort in Papierform einreichen, setzen Sie bitte Ihre Unterschrift darunter.
