Die Sekretärin im Büro nimmt auch Dispositionsfunktionen wahr. Über ihn werden Primärkontakte und offizielle Telefongespräche geführt. Der erste Eindruck Ihres Unternehmens, den Ihr Ansprechpartner bekommt, hängt davon ab, wie kompetent und professionell die Sekretärin am Telefon kommuniziert. Um Anrufe annehmen zu können, muss die Sekretärin daher die Geschäftsetikette kennen.
Anleitung
Schritt 1
Kontrolliere immer deine Emotionen und deine Stimmung. Egal wie lustig oder traurig Sie sind, wenn Sie zum Telefon greifen, müssen Sie diskret und sachlich sein. Ihr Ton sollte gleichmäßig, ruhig und wohlwollend sein. Wenn Sie es eilig haben und außer Atem sind, atmen Sie ein paar Mal tief ein und aus, bevor Sie die Begrüßung sagen, damit sich Ihre Atmung normalisiert.
Schritt 2
Wenn Sie einen Anruf erhalten, beginnen Sie immer zuerst das Gespräch, ohne darauf zu warten, was Ihnen das andere Ende des Mobilteils sagt. Dies sollte eine standardmäßige Einführung und Begrüßung sein. Sagen Sie Hallo und nennen Sie die Firma, die Ihr Gesprächspartner angerufen hat. Für den Fall, dass er sich nicht vorgestellt hat, entschuldigen Sie sich, fragen Sie, mit wem Sie sprechen.
Schritt 3
Lernen Sie die Themen und Funktionen kennen, die von den Unternehmensbereichen wahrgenommen und von bestimmten Spezialisten gelöst werden, um eingehende Anrufe von Kunden und Kunden korrekt weiterzuleiten. Geben Sie bei der Gesprächsvermittlung den Vor- und Nachnamen der Fachkraft an, mit der Sie Ihren Telefongesprächspartner verbinden. Nennen Sie dem Mitarbeiter, an den Sie den Anruf vermittelt haben, den Namen des Anrufers und die Frage, auf die er sich beworben hat. Sie sollten nicht die Funktionen eines Beraters übernehmen, auch wenn Sie es gut können, sondern lassen Sie die Person ihre Probleme mit den dazu befugten Spezialisten lösen.
Schritt 4
Bei solchen Fragen können Sie Hintergrundinformationen angeben: vollständiger Name Ihres Unternehmens, Nachname, Vorname und Patronym des Direktors, seiner Stellvertreter und Abteilungsleiter, Büroadresse. Erstellen und vereinbaren Sie mit dem Direktor eine separate Liste der Personen, für die er immer frei sein wird.
Schritt 5
Führen Sie unbedingt ein Anrufprotokoll. Schreiben Sie alles auf, was Sie vermitteln sollen, verlassen Sie sich nicht auf das Gedächtnis, um nichts Wichtiges zu vergessen. Alle Informationen müssen denjenigen mitgeteilt werden, für die sie bestimmt waren. Geben Sie den Namen der Firma oder den Nach- und Vornamen des Anrufers an, notieren Sie die Telefonnummer, die Sie zurückrufen können, Datum und Uhrzeit des Anrufs.
