Ein Servicebrief ist eine gängige Möglichkeit, Dritte per Post zu informieren. Es wird verwendet, wenn eine schriftliche Bestätigung der Übermittlung wichtiger Informationen an den Partner erforderlich ist oder wenn andere Kommunikationsarten nicht verwendet werden können. Dieses Dokument hat viele Varianten, aber es gibt allgemeine Regeln, die bei der Erstellung eines solchen Schreibens berücksichtigt werden müssen.
Notwendig
Briefkopf Briefkopf
Anweisungen
Schritt 1
Besorgen Sie sich zunächst den speziell für diese Briefe entwickelten Briefkopf Ihres Unternehmens. Der Hauptunterschied zum Standardbriefkopf besteht darin, dass neben der Bankverbindung auch Postangaben vorhanden sind. Sollte dies in Ihrem Unternehmen nicht der Fall sein, erstellen Sie Ihre eigene Version. Platzieren Sie hier das Logo und geben Sie den Namen der Organisation, Bankverbindung, Postanschrift, Telefon, Fax und E-Mail für die Kommunikation an.
Schritt 2
Geben Sie in der oberen rechten Ecke den Adressaten des Briefes an (Name des Unternehmens, Postanschrift, Position, vollständiger Name des Chefs). Ist der Brief an mehrere Organisationen adressiert, werden deren Adressen nacheinander, jedoch nicht mehr als vier hintereinander und ohne Angabe der Leiter angegeben. Gehen Sie nun direkt zum Text des Briefes, da dieses Dokument seinen Namen nicht schreibt (im Gegensatz zu Akten, Memos usw.). Stattdessen können Sie kurz den Betreff des Schreibens, den Kern Ihres Einspruchs angeben - "über Zahlungsverzug", "Über die Änderung der Bedingungen" usw.
Schritt 3
Der Text des Briefes sollte in einem geschäftlichen Stil sein. Formulieren Sie das Wesentliche so kurz und genau wie möglich, um Verwechslungen bei der Vermittlung wichtiger Informationen zu vermeiden. Ein Brief sollte ein Thema ansprechen. Versuchen Sie nicht, alle Probleme zwischen Ihnen und Ihrem Partner in einem Brief zu lösen. Jeder sollte separat betrachtet werden, da es unterschiedliche ausübende Künstler geben kann und dies außerdem bei Streitigkeiten, die eine gerichtliche Entscheidung erfordern, von Bedeutung sein kann. Dementsprechend ist es am besten, das Volumen des Briefes nicht über eine Seite hinaus anzuzeigen.
Schritt 4
Listen Sie abschließend alle zusätzlichen Dokumente im Abschnitt Anhänge auf. Lassen Sie einen Platz für die Unterschrift des Managers und entziffern Sie seine Unterschrift in Klammern (Nachname, Initialen). Geben Sie für die Kommunikation unbedingt den vollständigen Namen des Darstellers und die Bürotelefonnummer an. Unterschreiben Sie das Originaldokument mit Ihrem Vorgesetzten und registrieren Sie das Schreiben bei Ihrem Organisationssekretär als Ausgangsdokument.
