Alle Dokumente der Organisation müssen im Archiv aufbewahrt werden. So schreibt die Abgabenordnung beispielsweise vor, dass Primärdokumente, Bescheinigungen über die Zahlung von Steuern und andere vier Jahre lang geschützt werden müssen. Es gibt aber auch solche Dokumente, die nach einem Jahr vernichtet werden können, zum Beispiel Urlaubspläne. Die Entsorgung sollte nach Erlass des Gesetzes erfolgen.
Anweisungen
Schritt 1
Zunächst ist zu beachten, dass Dokumente, die "ihren Zweck erfüllt haben", nur dann in das Gesetz aufgenommen werden können, wenn die Frist vor dem 1. Januar des Jahres, in dem ein solches Papier erstellt wird, abgelaufen ist, d die Tat erst im Jahr 2016.
Schritt 2
Erstellen Sie vor der Erstellung einer Handlung und der Vernichtung der Dokumentation Inventare, die vom Leiter der Organisation genehmigt werden müssen, und erstellen Sie ein Protokoll.
Schritt 3
Es empfiehlt sich, ein Gesetz in Form einer Tabelle zu erstellen. Geben Sie in der oberen rechten Ecke die Details der Organisation an. Dann schreiben Sie unten in Großbuchstaben „Ich genehmige“in einer regelmäßigen Zeile, geben Sie unten die Position (Manager, Generaldirektor usw.) Geben Sie das Datum der Erstellung des Gesetzes noch unten an.
Schritt 4
Geben Sie danach den Zweck an, um beispielsweise abgelaufene Dokumente zur Vernichtung hervorzuheben. Als nächstes listen Sie die Gründe auf, zum Beispiel "basierend auf der Liste typischer Organisationsdokumente …"
Schritt 5
Darunter befindet sich der tabellarische Abschnitt, der aus acht Spalten besteht. Die erste ist die Seriennummer. Der zweite ist der Name des Dokuments, beispielsweise Urlaubspläne oder Korrespondenz über die Arbeit mit dem Personal. Das dritte sind die Enddaten, dh die Daten, die zuletzt im Dokument angegeben sind, beispielsweise endet der Urlaubsplan im Jahr 2010, sodass Sie "2010" schreiben müssen. Sie müssen den Monat hier nicht angeben.
Schritt 6
Als nächstes kommt die Spalte mit den Inventarnummern, wenn diese nicht vorhanden sind, können Sie Bindestriche setzen. Tragen Sie dann den Index des Falls gemäß der Nomenklatur ein, zum Beispiel Grafik 05-20, wobei 05 der Abteilungsindex ist und die zweiten beiden Stellen die Ordnungsnummer des Falls sind.
Schritt 7
Geben Sie danach die Anzahl der Speichereinheiten an, zum Beispiel kann der Graph in einer einzigen Kopie vorliegen, aber die Entsprechung mit Frames ist im Plural. Füllen Sie dann die Box mit den Lagerzeiten laut Nachschlagewerk aus. Füllen Sie am Ende ggf. die Spalte „Notiz“aus.
Schritt 8
Schreiben Sie nach dem tabellarischen Teil, dass die Inventare verfügbar und durch das Protokoll des Leiters genehmigt sind, wobei die Nummer und das Datum der Erstellung angegeben sind.
Schritt 9
Fassen Sie als Nächstes die Gesamtzahl zusammen, die sich in der Anzahl der zur Vernichtung bereiten Dokumente ausdrückt. Zum Beispiel wurden im Zeitraum 2006-2010 234 Elemente vernichtet.
Schritt 10
Dann prüft der Manager noch einmal alle Daten und signiert das Dokument.
