Die Erstellung öffentlicher nichtfinanzieller Berichte ist ein relativ neuer Trend in der sozial orientierten russischen Wirtschaft. Der öffentliche Bericht des Unternehmens hat wenig mit dem internen Berichtswesen zu tun und unterscheidet sich grundlegend von der buchhalterischen Analyse, daher hat der Prozess der Erstellung des Dokuments seine eigenen wesentlichen Merkmale.
Transparenz von Geschäftsinformationen
Öffentliche Meldungen kamen aus dem Westen ins Inlandsgeschäft, wo sie jahrzehntelang als Mechanismus zur Schaffung von Informationstransparenz in den Aktivitäten von Organisationen genutzt wurden. In den USA und Europa veröffentlichen in der Regel alle großen Unternehmen jährlich Nachhaltigkeitsberichte, in denen sie über die soziale Komponente ihrer Arbeit und Maßnahmen zum Umweltschutz informieren.
Am häufigsten werden solche Berichte von Nicht-Bergbau-, Industrie- und Fertigungsunternehmen aus einem großen Marktsegment erstellt. In den Dokumenten vermerken sie zusammen mit den jährlichen Produktionsmengen, welchen Nutzen sie der Gesellschaft gebracht haben. Die öffentliche Berichterstattung besteht daher hauptsächlich aus den Ergebnissen der gemeinnützigen Aktivitäten der Organisation, der Einhaltung der Umweltgesetzgebung, der Beteiligung an der Entwicklung der Zivilgesellschaft und der Unterstützung sozialer Initiativen.
Der Trend der letzten Jahre zeigt ein zunehmendes Interesse mittlerer und sogar kleiner Unternehmen an der Erstellung öffentlicher Berichte, was auf die Nützlichkeit dieses Mechanismus zur Erreichung der Unternehmensziele hindeutet. Kleine Marktteilnehmer haben ein Verständnis dafür entwickelt, dass Informationen zum Sponsoring von Sportvereinen und zum Mäzenatentum einer Kunstschule auch mit geringem finanziellen Aufwand unbedingt öffentlich werden müssen.
Die Hauptadressaten öffentlicher Berichte sind:
- ein breites Spektrum der Öffentlichkeit - Verbraucher von Dienstleistungen und Waren, die Bevölkerung der Region, in der das Unternehmen tätig ist;
- Geschäftspartner - Unternehmensgründer, Vorstandsmitglieder, Kundendienstmitarbeiter, Auftragnehmer und sogar konkurrierende Organisationen;
- Medien;
- Firmenangestellte.
Ein öffentlicher Bericht ist ein Dokument, das für ein breites Spektrum von Interessengruppen angepasst ist und den Schreibstil, die grafische Gestaltung und die Auswahl der einzureichenden Informationen beeinflusst.
Auswahl an Informationen
Die Sammlung von Informationen für die öffentliche Berichterstattung ist im Gange. Für diese Arbeiten ist es am besten, eine eigene Stabsstelle zu beauftragen. Zu den Aufgaben eines Mitarbeiters sollte in diesem Fall die systematische Sammlung von Informationen aus allen Strukturbereichen des Unternehmens nach geprüften Kriterien gehören.
Solche Informationsblöcke sollten alle Informationen zur Umsetzung sozialer Projekte beinhalten, nämlich: Treffen mit Regierungsvertretern, Verbrauchern, Arbeit an Bürgeraufrufen, Wohltätigkeitsveranstaltungen usw.
Wie in den methodischen Materialien zur Erstellung von Berichten oft erwähnt, zwingt der Prozess der Informationssammlung selbst Unternehmen dazu, die karitative Unterstützung zu erhöhen, neue soziale Projekte zu schaffen, Zuschüsse bekannt zu geben usw.
Große Unternehmen erfinden in der Regel keine eigenen „Rezepte“für die Erstellung öffentlicher Berichte, sondern verwenden GOST ISO 26000 „Richtlinien für soziale Verantwortung“, die alle grundlegenden Ziele der Erstellung öffentlicher Dokumente zusammenfassen.
Übermittlung von Informationen
Ein wichtiges Kriterium für eine qualitativ hochwertige öffentliche Berichterstattung ist die Verfügbarkeit der Wahrnehmung für einen breiten Personenkreis. Solche Dokumente sollen für nahezu jeden Interessierten verständlich sein, als verlässliche Informationsquelle dienen und keine weiteren Klärungsanfragen an das Unternehmen erfordern.
Öffentliche Berichte enthalten oft eine große Anzahl von Grafiken, Diagrammen und Tabellen, was die Darstellung von Informationen vereinfacht. Fotos sind auch ein wichtiger Bestandteil einer qualitativ hochwertigen öffentlichen Berichterstattung.
Die Praxis zeigt, dass das Layout eines öffentlichen Berichts eher auf eine Broschüre als auf eine dokumentarische Präsentation ausgerichtet sein sollte. In den meisten Fällen hat ein öffentlicher Bericht ein horizontales Format.
Der Aufbau des Dokuments umfasst eine Titelseite, einen Inhalt, eine Einleitung, die durch eine Begrüßungsrede des Leiters der Organisation ersetzt werden kann, den Hauptteil, ein Fazit und ein terminologisches Wörterbuch. Der alphabetische Index erleichtert auch die Navigation im Dokument, kann aber der Länge wegen weggelassen werden.
Verteilung des öffentlichen Berichts
Der gedruckte öffentliche Bericht ist für den Versand an wichtige Adressaten bestimmt – Gründer, sowie Geschäftspartner. In elektronischer Form wird der öffentliche Bericht auf der offiziellen Website veröffentlicht und an die Medienvertreter versandt.
Um die Mitarbeiter der Organisation zu informieren, wird eine elektronische Version des öffentlichen Berichts an die Abteilungen der Organisation gesendet.
