Begleitpapiere werden erstellt, um den Versand der darin angegebenen Anzahl von Dokumenten, Waren und anderen Materialwerten zu bestätigen. Auch die Begleitpapiere zur Güterbeförderung können weitere Angaben enthalten.
Motivationsschreiben
Den übermittelten amtlichen Dokumenten liegt fast immer ein Anschreiben bei. Sie enthält die Angaben zum Absender, zum Adressaten, eine Beschreibung der zu versendenden Unterlagen und Materialien. Es empfiehlt sich auch zu notieren, aus wie vielen Blättern das gesendete Dokument besteht. Das Anschreiben wird als separates Dokument auf zwei Blättern erstellt, von denen eines beim Absender verbleibt. In Organisationen werden die Ausgangsnummer und das Datum auf die Anschreiben gestempelt. Diese Maßnahmen sind notwendig, um sicherzustellen, dass alle Dokumente sicher beim Empfänger ankommen. Es ist auch gewissermaßen die Versicherung des Absenders.
Begleitpapiere für die Warenbeförderung
Bei der Durchführung des Transports dienen Versandpapiere als Begleitpapiere sowie ein schriftlicher Transportvertrag. Sie werden in Form eines Eisenbahnfrachtbriefs für den Bahntransport, eines Frachtbriefs für den Lufttransport, eines Frachtbriefs für den Straßentransport und eines Frachtbriefs für den Seetransport vorgelegt.
Auf dem Frachtbrief werden die notwendigen Informationen über die Ladung (Name, Menge, Art der Gewichtsbestimmung usw.), den Absender, den Empfänger, die Transportentfernung und ihren Wert eingetragen. Es ist das Hauptbeförderungsdokument und bestimmt die Beziehung zwischen Absender, Frachtführer und Empfänger.
Der Frachtbrief ist auch eine Sicherheit, die seinem Inhaber das Recht bestätigt, über die im Frachtbrief angegebene Fracht zu verfügen und die Fracht nach dem Transport zu erhalten. Auf der Grundlage des Versanddokuments erstellt der Spediteur einen Frachtbrief, in dem der Absender den Namen des Absenders und des Empfängers, die notwendigen Informationen über die versendete Ladung, den Transportbetrag (Fracht) angibt. Für die Unrichtigkeit der Angaben und alle damit verbundenen Folgen haftet der Absender der Ladung gegenüber dem Frachtführer.
Der Frachtbrief bestätigt die Annahme der Ware zum Transport und begleitet sie auf dem gesamten Weg. Außerdem wird es zusammen mit der Ware vom Spediteur an den Empfänger übergeben.
Ein Konnossement wird bei allen Beförderungsarten, außer bei der Bahn, in drei oder mehr Exemplaren erstellt, damit jede Partei im Streitfall eine Kopie des Konnossements besitzt.
Der Absender der Ladung muss dem Frachtführer neben dem Konnossement auch alle Dokumente zur Verfügung stellen, die für Hygiene-, Zoll-, Quarantäne- und andere Vorschriften erforderlich sind.
