Büroarbeit ist ein wichtiger Teil der Aktivitäten eines jeden Unternehmens, mit dem Sie alle Verwaltungs- und Geschäftsdokumente dokumentieren können. In jedem Unternehmen, unabhängig von der Eigentumsform, existiert ein Mitarbeiter oder eine ganze Einheit, deren Aufgaben auch Bürotätigkeiten umfassen. Kompetent erbrachte Büroarbeit ist ein Garant für eine gut koordinierte Arbeit des gesamten Unternehmens und eine schnelle Reaktion auf veränderte Geschäfts- und Marktbedingungen.
Wozu dient die Büroarbeit?
Früher oder später, nach Beginn der Aktivitäten, steht jedes Unternehmen vor der Notwendigkeit, die Arbeit mit Dokumenten zu organisieren, die das grundlegende Managementinstrument darstellen, da mit ihrer Hilfe die Übertragung von Richtlinien erfolgt und Managemententscheidungen kommuniziert werden an einen bestimmten Interpreten. Das System der Büroarbeit im Unternehmen soll die Standardisierung und Einheitlichkeit der Dokumentation sicherstellen, ihre Buchhaltung und Speicherung organisieren, um die Arbeit mit Geschäftsdokumenten zu erleichtern. Zu den Funktionen des Büroarbeitssystems gehören:
- kompetente Organisation des Arbeitsablaufs, die eine schnelle Übertragung von Dokumenten auf kürzestem Weg mit minimalem Zeitaufwand gewährleistet, so dass Sie den Durchgang jedes Dokuments und seine fristgerechte Ausführung kontrollieren können;
- ein automatisiertes System zur Registrierung und Abrechnung aller eingehenden, ausgehenden und internen Dokumente;
- Archivierung von Dokumenten, die es ermöglicht, diese nach formalen Kriterien zu systematisieren und zu Akten zu formen;
- Schaffung einer Nomenklatur der Fälle - ein System von Codes nach Listen von Falltiteln, das deren Systematisierung erleichtert und die Aufbewahrungsfristen von Archiven durch gesetzliche oder branchenspezifische Vorschriften bestimmt.
Wenn alle diese Funktionen der Arbeit mit Dokumentenfluss im Unternehmen implementiert sind, können wir sagen, dass das Büroarbeitssystem debuggt ist und wie gewünscht funktioniert.
Organisatorische und rechtliche Aspekte
Jedes Dokument, das Angaben zum Unternehmen enthält, gilt als Geschäftspapier und daher werden die Rechtsfolgen dafür bestimmt, d.h. dieses Dokument kann bereits bei der Lösung von aufgetretenen Konflikten und Widersprüchen vor Gericht vorgelegt werden. Daher sollte die Durchführung der Büroarbeit auf der Grundlage von behördlichen Dokumenten erfolgen - speziell entwickelten Anweisungen, die vom Rechtsdienst überprüft und vom Unternehmensleiter genehmigt wurden. Diese Anleitung ist nicht nur ein Handbuch, sondern auch ein für die Ausführung verbindliches Dokument, sodass alle Interessierten gegen Unterschrift damit vertraut gemacht werden müssen.
Dokumentenformen, nach denen das Unternehmen seine Tätigkeiten ausführt, müssen standardisiert werden. Die Zusammensetzung der auf den Formularen anzugebenden Angaben richtet sich nach GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an den Papierkram . Die gleiche Norm legt auch Anforderungen an die Gestaltung von Geschäfts- und Verwaltungsdokumentationen fest.
