Wie die Arbeit im Büro organisiert ist, hängt von der Produktivität seiner Mitarbeiter ab, die täglich mindestens 8 Stunden darin verbringen. Die Organisation eines Büros ist eine ganze Reihe von Fragen, von der Auswahl der notwendigen Möbel bis hin zur Informationssicherheit, die gelöst werden müssen, um die normale Arbeit aller seiner Mitarbeiter und des Unternehmens, dem es gehört, zu gewährleisten.
Anleitung
Schritt 1
Moderne Büros sind nach dem Prinzip des "Open Space" organisiert, wenn sich alle Mitarbeiter in einem geräumigen und hellen Arbeitsplatz befinden, der in Funktionsbereiche unterteilt ist. Wir empfehlen Ihnen, einen Spezialisten einzuladen, der Ihnen hilft, die Büroräume zu arrangieren, zu bestimmen, wo und wie sich die Funktionszonen befinden und welcher Typ sie sind. Er wird auch die Arbeitsplätze der Führungskraft und der Büromitarbeiter nach sanitären und hygienischen Standards organisieren und optimal platzieren können. Zusammen mit ihm können Sie die notwendigen Möbel auswählen und nicht nur für Arbeitsplätze, sondern auch für einen Erholungsbereich, einen Ort für Besprechungen mit Kunden und Partnern, einrichten.
Schritt 2
Denken Sie über die Probleme bei der Durchführung von Reparatur- und Wartungsarbeiten im Büro nach. Sie werden für Computer und Bürogeräte benötigt. Wählen Sie die Serviceorganisationen aus, mit denen Sie zu diesem Thema zusammenarbeiten oder organisieren Sie einen eigenen Unternehmensbereich, dessen Aufgabe es ist, dieses Problem selbst zu lösen. Wenn Sie Verbrauchsmaterialien und Schreibwaren in großen Mengen kaufen müssen, entscheiden Sie sich für die Lieferanten und Rabatte, die sie Ihnen anbieten.
Schritt 3
Überlegen Sie, wie Führungskräften und Mitarbeitern Fahrzeuge, ein Reiseplanungssystem und die Möglichkeit zur Optimierung der Nutzung des Firmenfuhrparks zur Verfügung gestellt werden. Sprechen Sie mit dem Management über die Wartung und Versicherung der firmeneigenen oder gemieteten Fahrzeuge.
Schritt 4
Lösen Sie das Problem mit dem Schutz des Büros und der Organisation des Sicherheitssystems. Auch die Frage der Sicherheitsmaßnahmen ist wichtig, einschließlich des Brandschutzes und der Methoden zur Evakuierung von Personen im Notfall.
Schritt 5
Lösen Sie mit verantwortlichen Spezialisten und der Unternehmensleitung die Themen Informationssicherheit, Management der internen Informationsflüsse, Zugangskontrolle und Wahrung der Wahrung von Amts- und Geschäftsgeheimnissen.
Schritt 6
Denken Sie über die Themen der Büroarbeit nach – werden sie von einer eigenen Person oder Abteilung bearbeitet oder werden diese Aufgaben zusätzlich an Mitarbeiter anderer Abteilungen übertragen? Schaffen Sie bei Bedarf ein System der internen und externen Kurierkommunikation und organisieren Sie die Arbeit der Kuriere.
Schritt 7
Organisieren Sie Firmenessen - Ihre eigene Kantine oder Ihr Café, die Nutzung von Catering-Punkten Dritter, Catering.
