Die Organisation einer Konferenz erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Durch die Aufteilung dieses Prozesses in Phasen können Sie die Arbeitskosten auf einem hohen Niveau der Veranstaltung minimieren.
Notwendig
Computer mit Internetzugang und Hilfsprogrammen für die Stadt, Telefon
Anweisungen
Schritt 1
Entscheiden Sie sich für das Thema der Konferenz, die Anzahl der potenziellen Teilnehmer, den Zeitpunkt und die Referenten. Verhandeln Sie mit den Dozenten, um die Zustimmung zum Sprechen einzuholen.
Schritt 2
Anhand des Themas und der geplanten Teilnehmerzahl müssen Optionen für die Tagungsorte ausgewählt werden. Dies können Kulturhäuser, Konferenzsäle von Hotels, Restaurants, Erholungszentren und mehr sein. Die Auswahl erfolgt über eine Suche im Internet und in verschiedenen Stadtverzeichnissen, anhand der erhaltenen Daten wird eine Tabelle potenzieller Orte gebildet, die Name, Adresse, Telefonnummer, Anzahl der Plätze, Kosten und Verfügbarkeit der notwendige Ausrüstung (z. B. Beamer, Leinwand, Mikrofon).
Schritt 3
Rufen Sie die resultierende Datenbank mit möglichen Plätzen auf und klären Sie, wenn möglich, an den gewünschten Tagen die Mietkosten, die Verfügbarkeit zusätzlicher Dienstleistungen (z. B. Organisation eines Buffettisches). Wählen Sie daher einen Ort und ein Datum aus.
Schritt 4
Entwickeln Sie einen Corporate Style für die Konferenz (Symbol, Slogan, Farben, etc.) und entscheiden Sie sich für die benötigten Produkte (Markennotizbücher, Stifte, Einladungen, T-Shirts und mehr). Bestellen Sie Produkte für die Veranstaltung in Souvenirfirmen. Bilden Sie auch das geplante Programm.
Schritt 5
Versenden Sie Einladungen an potenzielle Teilnehmer auf Briefpapier per E-Mail oder mit einer nicht standardmäßigen Lösung per Kurier / Post (z. B. zu einer Konferenz über Floristik in Form einer Blume aus Stoff auf einem Designkarton).
Schritt 6
Anmeldung der Teilnehmer, Details zum Programm, Unterstützung beim Transfer und bei der Auswahl der Unterkunft (falls erforderlich). Zusammenarbeit mit Subunternehmern für die Organisation eines Buffettisches, Fotografie und mehr.
Schritt 7
Überprüfen Sie am Vorabend der Veranstaltung die Bereitschaft der Halle - Ausrüstung, Souvenirs, Organisation eines Buffettisches und mehr.
Schritt 8
Während der Veranstaltung ist es notwendig, die Arbeit von Subunternehmern zu koordinieren: Promoter, Cateringdienste, Fotografen und mehr.
Schritt 9
Senden Sie nach der Konferenz eine E-Mail mit Briefkopf als Dank für die Teilnahme an der Veranstaltung, Sie können um Feedback bitten.
