Es ist üblich, eine Konferenz als erweiterte Sitzung einzuberufen, an der Vertreter mehrerer Organisationen teilnehmen. Konferenzen können abteilungsbezogen, sektoral, regional, interregional oder international sein. Sie diskutieren eine Vielzahl von, aber thematisch verwandten Problemen. In einigen Fällen ist es die Entscheidung der Konferenz, die die Entwicklungsstrategie der Organisation bestimmt. Jede gebildete Person kann eine solche Veranstaltung abhalten, aber einige Überlegungen müssen berücksichtigt werden.
Notwendig
- - Liste der Teilnehmer;
- - eine Zusammenfassung der Reden;
- - Bildmaterial;
- - technische Mittel.
Anweisungen
Schritt 1
Erstellen Sie eine Teilnehmerliste. Die Referenten werden in der Regel vorab über die anstehende Konferenz informiert, sie müssen ihr Einverständnis bestätigen und das Thema der Berichte mitteilen. Manchmal verlangen die Bedingungen die Bereitstellung der Texte von Berichten oder zumindest eine Zusammenfassung. Schauen Sie sich die Materialien an.
Schritt 2
Entscheiden Sie sich für die Regeln. Es hängt von der Dauer der Konferenz, von der Anzahl der Referenten sowie von den Arbeitsformen ab. Sind nur Plenarsitzungen vorgesehen oder wird ein Teil der Arbeiten in Sektionen durchgeführt? Bei der zweiten Option kann mehr Zeit für Berichte reserviert werden.
Schritt 3
Nehmen Sie sich Zeit für gemeinsame Präsentationen und die Beantwortung von Fragen. Entscheiden Sie sich für die Form der Fragen. Die Teilnehmer können diese direkt nach der Präsentation mündlich fragen. Dann sollten Sie sich um zusätzliche Mikrofone kümmern. Fragen können auch schriftlich gestellt werden, dann müssen Sie sich überlegen, wo die Hörer die Notizen hinbringen. Sie können einige der Fragen im Voraus vorbereiten.
Schritt 4
Machen Sie eine Tagesordnung. Die Reihenfolge der Reden kann unterschiedlich sein, sie hängt vom Thema ab, aber in jedem Fall ist es besser, zu Beginn der Konferenz allgemeine Fragen zu besprechen und dann zu den Einzelheiten überzugehen. Machen Sie nach jeweils eineinhalb bis zwei Stunden Arbeit eine kurze Pause (es empfiehlt sich, eine Kaffeepause zu organisieren) und in der Mitte eine lange Pause, in der die Teilnehmer sich entspannen und zu Mittag essen können. Bei kurzen Konferenzen (zB Wiederwahl) sind lange Pausen nicht notwendig.
Schritt 5
Überprüfen Sie den Zustand der technischen Mittel. Überprüfen Sie Ihren Computer und Ihren Videoplayer. Fragen Sie die Moderatoren, welche Geräte sie benötigen und welche Programme vorhanden sein sollten. Bitten Sie die Moderatoren, vor der Konferenz Visuals bereitzustellen. Es ist sehr gut, wenn die Person, die mit dem Computer arbeitet, eine Liste hat, wann sie welche Präsentation halten soll. Prüfen Sie vor der Konferenz, ob alle Referenten eingetroffen sind, ob sich inhaltliche Änderungen ergeben.
Schritt 6
Denken Sie an Ihre einleitenden Bemerkungen. Sie müssen den Teilnehmern ein paar Worte zur Begrüßung sagen, erklären, welcher Veranstaltung die Konferenz gewidmet ist, den Ablauf und die Regeln. Erteilen Sie vor Beginn der Berichts- und Wahlkonferenz dem Vorsitzenden der Zählkommission das Wort, der sagen muss, wie viele Delegierte vorgesehen sind und wie viele anwesend sind. Wenn nur wenige fehlen, schlagen Sie vor, die Veranstaltung zu starten. Manchmal ist es in diesem Moment angebracht, die Hymne eines Staates oder einer internationalen Organisation zu singen. Angebot zur Wahl eines Vorsitzenden, eines Sekretärs, einer Zähl- und Redaktionskommission In vielen Fällen können die Listen im Voraus erstellt werden. Außerdem kann die Veranstaltung vom Vorsitzenden geleitet werden, der den Entwurf der Tagesordnung bekannt gibt (besser vor Beginn tippen und ausdrucken). Zuerst wird der Entwurf angenommen, dann werden Änderungen und Ergänzungen vorgenommen, wonach die Tagesordnung als Ganzes genehmigt wird.
Schritt 7
Während der Konferenz muss sich der Moderator, unabhängig davon, ob er Vorsitzender ist oder nicht, ständig im Raum aufhalten. Er entscheidet über organisatorische Fragen, wenn sie auftauchen. Wenn Sie dennoch gehen müssen, übertragen Sie Ihre Verantwortung jemandem von Gleichgesinnten.
Schritt 8
Die Konferenz endet normalerweise mit der Verabschiedung eines Beschlusses. Der Vorsitzende verliest den Text des Entwurfs, das Publikum nimmt Änderungen und Ergänzungen vor, die Redaktion stellt sie vor, wonach der Beschluss genehmigt wird.
