In einem vollen Arbeitsplan kann es schwierig sein, nicht nur Zeit für das Mittagessen, sondern auch für eine fünfminütige Pause einzuplanen. Das Arbeiten im Notfallmodus führt nicht nur zu körperlicher Ermüdung. Es kommt zu psychischen Beschwerden, die zu Depressionen führen können. Deshalb ist es notwendig, den Arbeitstag kompetent zu organisieren, um die Aufgaben ohne Überanstrengung erledigen zu können.
Zeitmanagement-Matrix – wie man sie erstellt
Das bekannteste Mittel zur Arbeitszeitoptimierung ist die Eisenhower-Matrix. Dies ist das erste, was in Zeitmanagement-Trainings gelehrt wird. In einer einfachen Tabelle mit vier Zellen werden Aufgaben nach Priorität unterteilt geschrieben. Im oberen linken Quadrat - dringend und wichtig. Dazu gehört die Lösung von akuten Krisensituationen, dringenden Aufgaben, Projekten, deren Deadlines näher rückt. Oben rechts - wichtige, aber nicht so dringende Angelegenheiten. Dies ist die Planung neuer Projekte, die Bewertung der Wirksamkeit von abgeschlossenen Projekten, aktuelle Alltagsaufgaben, die Identifizierung neuer Handlungsfelder. Die untere linke Zelle - weniger wichtige, aber dringende Aufgaben. Dazu gehören Telefongespräche, einige Meetings, Berücksichtigung dringender Materialien, soziale Aktivitäten. Und die letzte, untere rechte Zelle - ist nicht wichtig und nicht dringend. Das ist Routinearbeit, einige Anrufe, Unterhaltung.
Als effektivster Arbeitstag gilt derjenige, an dem das obere rechte Feld maximal gefüllt ist - mit wichtigen, aber nicht dringenden Angelegenheiten. Das bedeutet, dass Zeit bleibt, alle zugewiesenen Aufgaben zu erledigen, alles nach Plan läuft, kein Notfall vorgesehen ist. Wenn das obere linke Feld voll ist, bedeutet dies, dass viele Aufgaben "für später" verschoben wurden und Sie jetzt den angesammelten Haufen dringender und sehr wichtiger Angelegenheiten aufräumen müssen. Gleichzeitig häufen sich Dinge an, die wichtig, aber nicht dringend sind, die auch erledigt werden müssen, aber dafür ist keine Zeit. Und nach Abschluss des Notfalls wird der nächste gebildet, da die ersten nicht dringenden Fälle die Fristen für ihre Umsetzung längst erreicht haben.
Um eine solche Entwicklung von Ereignissen zu verhindern, ist es notwendig, die Eisenhower-Matrix regelmäßig und nicht nur an einem Werktag zu erstellen. Die effektivsten Manager tun dies mehrmals. Am Ende des Monats - am nächsten die Hauptaufgaben auf die Zellen verteilen. Am Ende der Woche - die nächste, die aktuelle Arbeit in die Quadrate streuen und Anpassungen vornehmen. Und vor dem Ende des Arbeitstages - am nächsten einen Plan der wichtigsten Angelegenheiten aufstellen. Eine solche Verteilung der Verantwortlichkeiten wird fünf bis zehn Minuten dauern und es Ihnen ermöglichen, sich nicht den Kopf darüber zu zerbrechen, was Sie zuerst und was später tun sollen.
Ständiges Knirschen – was tun?
Wenn sich Dinge häufen und anhäufen und acht Stunden des Arbeiters nicht ausreichen, um alle Aufgaben zu erfüllen, ist es eine Überlegung wert, Befugnisse zu delegieren. Vielleicht sind zu viele Aufgaben gestellt, die nicht von einem Mitarbeiter erledigt werden können. Dieser Sachverhalt ist gegenüber der Geschäftsführung zu klären. Dazu müssen Sie eine To-Do-Liste mit Unterpunkten erstellen - was Sie tun müssen, um die Aufgabe abzuschließen. Besser noch, planen Sie die aufgewendete Zeit ein. Dies wird dem Chef deutlich zeigen, dass es unrealistisch ist, das gesamte Arbeitsvolumen für eine Person zu bewältigen. In diesem Fall kann ein Teil der Aufgaben von der Führungskraft abgenommen und an einen anderen Mitarbeiter übertragen werden.
