Jedes Unternehmen schließt Verträge (Arbeit, Lieferung, Wareneinkauf) ab. Sie werden in der Regel in Archiven gespeichert. Um die Verwendung dieser Dokumente zu erleichtern und den Grund für ihren Verlust zu beseitigen, werden sie aufgezeichnet. Ein spezielles Journal wird eingerichtet, in dem die Einzelheiten der Verträge, zusätzliche Vereinbarungen zu ihnen und die Chronologie ihrer Bewegung festgehalten werden.
Es ist notwendig
- - Journal für die Abrechnung von Verträgen in Papierform;
- - Softwareprodukt zur Abrechnung von Verträgen;
- - Firmendokumente.
Anleitung
Schritt 1
Für das Dokument zur Vertragsabrechnung gibt es keine einheitliche Form. Sie können es jedoch selbst entwickeln oder ein spezielles Softwareprodukt kaufen, das zum Speichern von Informationen zu Verträgen dient. Aber die erste Option ist kostenlos, hören Sie hier auf, wenn Sie keine zusätzlichen Kosten benötigen.
Schritt 2
Schreiben Sie den Namen des Dokuments auf die Titelseite des Vertragsbuchhaltungsjournals. Bitte geben Sie Ihren Firmennamen ein. Wenn das Unternehmen groß genug ist, empfiehlt es sich, für jede Struktureinheit ein eigenes Magazin zu haben. Schreiben Sie in diesem Fall den Namen der Abteilung. Geben Sie das Datum der Hinterlegung des Dokuments, persönliche Daten, die Position des Verantwortlichen für die Führung des Journals ein. In der Regel ist dies ein Personalreferent, der Verträge mit dem Personal erstellt, ein Mitarbeiter der Rechtsabteilung, der mit der Vertragserfüllung mit Kontrahenten befasst ist.
Schritt 3
Schreiben Sie den Namen des Dokuments auf das Titelblatt des Vertragsbuchhaltungsjournals. Bitte geben Sie Ihren Firmennamen ein. Wenn das Unternehmen groß genug ist, empfiehlt es sich, für jede Struktureinheit ein eigenes Magazin zu haben. Schreiben Sie in diesem Fall den Namen der Abteilung. Geben Sie das Datum der Hinterlegung des Dokuments, persönliche Daten, die Position des Verantwortlichen für die Führung des Journals ein. In der Regel ist dies ein Personalreferent, der Verträge mit dem Personal erstellt, ein Mitarbeiter der Rechtsabteilung, der mit der Vertragserfüllung mit Kontrahenten befasst ist.
Schritt 4
Erstellen Sie acht Grafiken mit einer Tabellenkalkulation. Auf Papier drucken. Geben Sie in der ersten Spalte des Journals die Seriennummer des Vertrags ein, in der zweiten die Nummer des ihm beim Abschluss zugewiesenen Dokuments. Schreiben Sie in die dritte und vierte Spalte des Vertragsbuchhaltungsjournals das Startdatum und das Ablaufdatum des Belegs. Geben Sie in der fünften Spalte den Vertragsgegenstand an. Zum Beispiel für die Lieferung von Komponenten.
Schritt 5
Geben Sie in der sechsten Spalte den Namen des Vertragspartners (Lieferant, Käufer), Mitarbeiter (bei Berücksichtigung von Arbeitsverträgen mit Personal) ein. Schreiben Sie in die siebte Spalte des Journals, in welchem Ordner sich der Vertrag befindet (in Archiven werden Ordner in der Regel nummeriert), geben Sie den Speicherort des Ordners an. Bringen Sie in der achten Spalte die Unterschrift der Person an, die für die Aufbewahrung von Dokumenten verantwortlich ist (unter Angabe seines Nachnamens, Initialen). Erstellen Sie beim Wechsel eines Mitarbeiters eine Vertragsübertragung, ein Journal für die Buchhaltung.
Schritt 6
Wenn es Ihnen unangenehm ist, Verträge manuell nachzuverfolgen, bestellen Sie die Entwicklung eines Softwareprodukts oder kaufen Sie ein fertiges Programm. Es kann etwas Geld kosten, aber in elektronischer Form hat ein solches Magazin einige Vorteile. Beispielsweise können Sie beim Registrieren eines Vertrags den Pfad zu einem Dokument auf einem Computer angeben.
