Ein PR-Manager muss sich in seinem Job auskennen. Dies erklärt die Notwendigkeit, Archive mit wichtigen Informationen zu führen, die als Pressedossiers oder Mediendossiers bezeichnet werden.
PR-Manager-Archiv
Für alle wichtigen Nachrichten, Personen und Ereignisse, die sich direkt oder indirekt auf das Ansehen der Organisation auswirken, wird ein Pressedossier erstellt.
Optimal ist es, getrennte Aktenschränke aufzubewahren nach:
- regelmäßige und einmalige Veranstaltungen: Ausstellungen, Seminare, Round Tables, Meetings und Geschäftsessen;
- Schlüsselpersonen, Meinungsführer, Verbündete der Position der Organisation und ihrer Gegner;
- Themen, die regelmäßig vom PR-Service behandelt werden. Es ist wichtig, nicht nur die eigenen Materialien der Organisation zu sammeln, sondern auch öffentliche Reaktionen, redaktionelle Materialien, Expertenkommentare usw.
- Branchenmedien und Journalisten.
Ein Pressedossier sollte wie jedes Archiv eine dynamische Informationsbasis sein, in der Informationen regelmäßig aktualisiert und neue Informationen sorgfältig gesammelt werden.
Sammeltechnik
Auf technischer Seite kann das Pressedossier gedruckt oder elektronisch sein. Um den Aufwand für das Pressedossier zu minimieren, ist es in den meisten Fällen zulässig, beide komplementären Archivierungsoptionen zu haben.
Das Pressedossier umfasst Veröffentlichungen in den Medien, eigene Materialien des PR-Dienstes. Für Personen werden Biografien, Fotos, persönliche Daten (mit Zustimmung der Person), persönliche Kontaktdaten und Telefonnummern von Assistenten verwendet. Es ist wichtig, aus den Programmen der Veranstaltung, Beschlüssen, Handouts der Teilnehmer und Kontakten der Veranstalter das Pressedossier für die Veranstaltungen zusammenzustellen.
Einen besonderen Platz im Pressedossier nehmen Informationen über Medien und Journalisten ein. Ein PR-Spezialist muss jedes Fachmedium detailliert beschreiben, unabhängig davon, ob die Organisation gerade mit der Redaktion interagiert oder nicht. Die Rohdaten sollten Angaben zur Auflage (sofern es sich um eine Printpublikation handelt), zur Besucherzahl (bei Internetressourcen), Angaben zu den Gründern, dem CEO, dem Herausgeber und Branchenjournalisten enthalten.
Die Geburtsdaten aller Medienpartner, egal welche Position sie in der Redaktionshierarchie einnehmen, werden nie überflüssig. Ein normaler Mitarbeiter und der Chef eines Medienkonzerns werden sich gleichermaßen freuen, wenn ihm der PR-Service einer befreundeten Organisation mit einer kleinen Postkarte oder einem üppigen Blumenstrauß gratuliert. Informationen über Journalisten beschränken sich am besten auf die Informationskompetenz der Organisation. Wenn der PR-Dienst einen Analysten der Organisation zur Vorbereitung des Materials erstellt und dem Korrespondenten übergeben hat, sollten Sie dies im Pressedossier vermerken. Dies wird es erleichtern, den Ausgangspunkt der Sensibilisierung bei Kollegen mit wiederholtem Kontakt zu kennen.
Die Befüllung des Pressedossiers steht in direktem Zusammenhang mit der sorgfältigen Analyse der Medien durch den PR-Dienst. Sobald ein neuer Artikel zu einem Thema erscheint, das der Tätigkeit des PR-Managers nahesteht, muss dieser in das Pressedossier aufgenommen werden. Sie sollten auch mit Videogeschichten, Autorenkolumnen, Aufzeichnungen von maßgeblichen Bloggern und anderen Informationen zu tun haben.
Zugang zum Pressedossier
Wird ein Pressedossier über einen längeren Zeitraum erstellt, dann taucht nicht selten neben Informationen aus offenen Quellen auch ein sogenannter Insider darin auf. Insiderinformationen werden in der Regel als Informationen aus inoffiziellen Quellen bezeichnet, die noch nicht öffentlich bestätigt wurden. Offizielle Vertreter von Organisationen können solche Informationen lange Zeit im Status „kein Kommentar“aufbewahren, daher muss der PR-Manager einmal im Pressedossier daran denken, den Zugriff auf das Archiv für Dritte einzuschränken.
Ein weiterer Anreiz, den Zugang zu Pressedossiers einzuschränken, sind personenbezogene Daten, die häufig durch Angaben zu Personen ergänzt werden. Dies ist bei der Kontaktaufnahme mit anderen Mitarbeitern der Organisation, PR-Spezialisten anderer Organisationen und anderen Interessenten zu beachten. Das Pressedossier wird in erster Linie für den internen Gebrauch der Organisation erstellt.
Dies erklärt auch die Notwendigkeit, zusätzliche Sicherheitssysteme zu installieren, um den Verlust von Informationen zu verhindern. Es ist wichtig, Papiermaterialien in Ordnern zu sammeln, deren Zugriff streng eingeschränkt werden sollte. Den Mitarbeitern der PR-Abteilung sollten auf Anfrage elektronische Datenbanken zur Verfügung stehen - der Geschäftsführung der Organisation, jedoch geschlossen für eine Vielzahl von Unternehmensinformationen.
