Manche Unternehmen verfügen über jahrzehntelange Dokumentation. Damit wichtige Papiere nicht zerknittert oder verloren gehen, müssen sie in Ordnern aus Hartpappe oder Kunststoff abgelegt werden. Geben Sie jedem Vertrag eine eigene Nummer zur Identifizierung.
Anleitung
Schritt 1
Um das Auffinden des gewünschten Vertrages zu erleichtern, führen Sie ein Buch. Geben Sie dem Dokument eine Nummer und tragen Sie es in dieses Journal ein. Geben Sie neben der Nummer das Vertragsdatum ein. Der Eintrag im Journal sollte wie folgt aussehen: 1. Vertrags-Nr. 123TP vom 22.02.2011. In den Notizen können Sie den Inhalt des Vertrags angeben, wenn dies der Unternehmensstil der Dokumentation erfordert.
Schritt 2
Wenn das Unternehmen mehrere juristische Personen umfasst, erstellen Sie für jede ein separates Vertragsbuch. Verwenden Sie in Ihrer Notation konventionelle Symbole. Schreiben Sie zum Beispiel die Verträge von Masha and Bears OJSC als 123MM auf. Und markieren Sie die Wertpapiere von ZAO "Three Little Pigs" mit 123TP. Ordnen Sie die Nummern zu, um Verwechslungen zu vermeiden.
Schritt 3
Wenn der Vertrag alle Genehmigungen bestanden hat, von den Generaldirektoren beider Parteien unterzeichnet, besiegelt wurde, kann er in einem Ordner abgelegt werden. Wählen Sie Ordner mit Hardcover - sie sorgen für die Sicherheit von Dokumenten. Jede juristische Person benötigt einen eigenen Ordner.
Schritt 4
Vor den Blättern. Nehmen Sie einen Locher und stanzen Sie neue Löcher. Legen Sie das Dokument in einen Ordner und sichern Sie es mit speziellen Antennen. Trennen Sie einen Vertrag von einem anderen mit einem leeren A4-Blatt.
Schritt 5
Sie können Verträge auch auf andere Weise einreichen. Dies erfordert transparente Dateien. Legen Sie jedes Dokument in eine separate Datei und heften Sie es in einen Ordner.
Schritt 6
Speichern Sie nicht zu viele Verträge in einem Ordner - sie können zerknittert werden. Die Mappe sollte leicht zu schließen sein, einzelne Blätter sollten nicht überstehen.
Schritt 7
Für die Aufbewahrung von Ordnern mit Verträgen haben Sie ein separates Regal im Schrank. Schreiben Sie in den Ordner das Jahr und die juristische Person, die Eigentümer der Dokumente ist. So finden Sie bei Bedarf schnell die richtigen Papiere.
Schritt 8
Ordner mit Verträgen von vor drei Jahren müssen nicht ständig aufbewahrt werden. Ordnen Sie sie in Kartons an und unterschreiben Sie das Jahr und die juristische Person, für die die Dokumente ausgestellt werden. Senden Sie die Kartons an das Lager. Wählen Sie einen trockenen Ort für die Lagerung. Feuchtigkeit ist schädlich für Papier.
