Der erste Eindruck ist immer wichtig, um Geschäftskontakte zu knüpfen, insbesondere wenn die Zusammenarbeit mit einem Telefongespräch beginnt. Damit der Beginn eines Geschäftsgesprächs nicht zerknittert wird, müssen einige Regeln der Telefonetikette beachtet werden.
Anleitung
Schritt 1
Achten Sie auf Hintergrundgeräusche. Ein wichtiges Telefonat auf einer lauten Straße oder in öffentlichen Verkehrsmitteln zu führen, ist nicht die beste Lösung. Der Gesprächspartner hört Sie nicht, sondern das Dröhnen der Autos, wodurch das Gespräch zu einer Reihe ständiger Fragen und Klärungen wird. Suchen Sie sich einen ruhigen Innenhof oder verschieben Sie den Anruf, bis Sie nach Hause oder zur Arbeit kommen.
Schritt 2
Stelle dich vor. Vergessen Sie nicht, Ihren Vornamen, Nachnamen und den Namen des Unternehmens, in dem Sie arbeiten, deutlich auszusprechen, auch wenn Sie diese Nummer bereits angerufen haben. Wenn dies Ihr erster Anruf ist, müssen Sie Ihren Nachnamen mehrmals sagen, damit der Gesprächspartner ihn richtig hört. Damit es nicht zu aufdringlich klingt, stellen Sie sich gleich mit Ihrem Nachnamen vor und wiederholen Sie ihn dann mit Ihrem vollständigen Namen.
Schritt 3
Stellen Sie sicher, dass Sie an der richtigen Stelle ankommen und sprechen Sie mit der Person, mit der Sie geplant haben. Warten Sie, bis sich der Gesprächspartner vorstellt, oder geben Sie Firmenname, Vorname, Nachname und Position des Mitarbeiters an, der selbst ans Telefon gegangen ist. Sprechen Sie den Gesprächspartner künftig mit Namen an, auch wenn Sie nur mit der Sekretärin sprechen.
Schritt 4
Prüfen Sie, ob es für die andere Person im Moment bequem ist, zu sprechen. Es ist besser, sofort zu wissen, wie bereit der andere für das Gespräch ist, als nicht mitten im Gespräch unterbrochen zu werden. Wenn Sie später um einen Rückruf gebeten werden, prüfen Sie bitte, wann es Ihnen passt. Es ist am besten, eine bejahende Phrase mit fragender Intonation zu sagen. Zum Beispiel: "Werde ich Sie in 20 Minuten zurückrufen?" Bitten Sie den Gesprächspartner nicht, selbst zurückzurufen, wenn er es nicht selbst anbietet.
Schritt 5
Geben Sie den Zweck Ihres Anrufs an. Versuchen Sie, keine langen Sätze und verwirrenden Konstruktionen zu verwenden. Jeder Satz sollte nur einen Gedanken enthalten: Seien Sie kurz, klar und nur auf den Punkt. Die andere Person wird es zu schätzen wissen, dass Sie ihre Zeit sparen. Wenn sie sich Sorgen machen, beschleunigen viele Menschen das Tempo ihrer Rede. Versuchen Sie dies zu vermeiden. Sie sollten ruhig und langsam genug sprechen, damit die andere Person das Wort in Ihren Redefluss einfügen kann. Sie sollten nicht eintönig sprechen: Schreiben Sie den ganzen logischen Stress in Ihren Kopf, markieren Sie besonders wichtige Sätze mit Ihrer Stimme.
