Trotz der Fülle an Kommunikationskanälen bleibt E-Mail der zuverlässigste für Geschäftskontakte. Sein offensichtlicher Nachteil vor der mündlichen Kontaktaufnahme ist, dass der Empfänger den Brief einfach ignorieren kann. Um nicht ins Leere zu schreiben, ist es wichtig, die Regeln der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz zu kennen.
Das Thema ist der Kopf
Die Effektivität der elektronischen Geschäftskorrespondenz hängt maßgeblich vom richtigen Thema ab. Nach dem Durchblättern der Liste der gesendeten Nachrichten wird der Empfänger wahrscheinlich am Ende des Arbeitstages einen Brief ohne Betreff hinterlassen und wichtigeren Titeln den Vorzug geben.
Betreff im Format "von Alexander", "für Vitaly" und andere abstrakte Kopfzeilen sind nur dann angebracht, wenn der Empfänger auf einen Brief wartet und in einem kürzlich geführten Gespräch über die bevorstehende Zusendung wichtiger Informationen informiert wurde. Für alle anderen Fälle sind solche Themen bedauerlich. Sie spiegeln nicht den Grund des Einspruchs, das Wesen des Schreibens und die Bedeutung wieder.
Ein gut definierter Satz von 2-4 Wörtern gilt als gutes Thema. Zum Beispiel: "Berichtsentwurf zur Genehmigung", "Kommerzielles Angebot von LLC" Business-Trade "," Über die Lieferung von Schiefer "," Schiefer. Vorschlag zur Prüfung".
Unabhängig vom Zweck des Einspruchs sollte der Verfasser des Schreibens darauf achten, Aufmerksamkeit zu erregen. Also, Notizen "Dringend!", "Direktor persönlich", "Wichtig!" sollte in der Betreffzeile nur dann angegeben werden, wenn die Nachricht wirklich eine extreme Bedeutung hat, und zwar nicht nur für den Absender, sondern auch für den Empfänger. Wenn jeder Brief derselben Kontaktperson von ungerechtfertigten Aufmerksamkeitszeichen begleitet wird, reagiert der Empfänger nicht mehr darauf und schickt sie im Extremfall auf die schwarze Liste oder leitet sie an Untergebene weiter.
Beschwerde
Die E-Mail sollte mit einer Nachricht beginnen. Es ist zwingend erforderlich, den vollständigen Namen des Empfängers zu verwenden und fehlerfrei zu schreiben. Ein aufmerksamer Adressat, dem ein Schreibfehler in seinem Namen aufgefallen ist, wird sicherlich das Vertrauen zum Autor des Aufrufs und das Interesse an der Fortsetzung des Dialogs verlieren.
Damit dies auch beim Massenversand nicht passiert, sollten Sie den Text des Anschreibens vor dem Absenden nicht versäumen. Fehler können sich am häufigsten in Fallendungen bei der Adressierung und beim Schreiben komplexer Nachnamen verbergen. Unabhängig vom Status des Empfängers ist es korrekter, sich mit Namen und Patronym zu bewerben, wenn diese nicht bekannt sind, dürfen traditionell neutrale Konstruktionen verwendet werden: "Guten Tag", "Hallo". Wohnen Verfasser und Empfänger des Briefes in unterschiedlichen Zeitzonen, ist folgender Appell zulässig: „Guten Tag“, „Gute Stunde“.
Schätze deine eigene und die Zeit anderer Menschen
Die E-Mail sollte kurz, klar und frei von störenden oder unnötigen Details sein. Diese Qualität ist besonders dann wichtig, wenn die elektronische Korrespondenz als Beginn der geschäftlichen Zusammenarbeit dient und nicht als Fortsetzung.
Im ersten Absatz des Einspruchs muss sich der Verfasser vorstellen, wenn der Schriftverkehr zuvor nicht geführt oder schon länger unterbrochen wurde. Das optimale Design dafür ist der traditionelle Satz: „Sie machen sich Sorgen um Vasily Kuznetsov, einen Mitarbeiter von Business Trade. Ich möchte unser Gespräch über die Prüfung des Vorschlags zur Bereitstellung eines Kanals fortsetzen“.
Darüber hinaus sollte das Angebot selbst möglichst prägnant dargestellt und dem Schreiben als erweiterte Informationsquelle ein kommerzielles Angebot beigefügt werden.
Alle vollständigen Gedanken eines Satzes sollten logisch in Absätze unterteilt, Listen eingetragen, fette Hervorhebungen und Unterstreichungen sinnvoll eingesetzt werden, was die Informationswahrnehmung des Lesers verbessert und die Zeit zum Eintauchen in das Thema verkürzt. Normalerweise enthält eine E-Mail selten mehr als 3-5 Absätze.
Fertigbau
Sinnvoll ist es, E-Mails mit einem geschäftlichen Abschied im Stil: "Mit besten Grüßen, …", "Mit freundlichen Grüßen, …" usw. zu beenden. Aber mit Abschiedsworten wie "Immer Ihr …", sollten Sie so vorsichtig wie möglich sein, da informeller Ton und übermäßige Konvergenz für den Empfänger mehrdeutig sein können.
Der Unterschrift müssen Kontaktdaten beigefügt werden. Es ist wichtig, Telefonnummern, Fax, die offizielle Website der vertretenen Organisation sowie eine Ersatz-E-Mail-Adresse anzugeben, da der Empfänger die Kontaktadresse im Brief selbst sieht.
Gedanken, die während der Vorbereitung eines Dokuments auftauchen, sollten nicht in einem Nachsatz formalisiert werden. Wie Sie wissen, ist ein solcher Ausdruck verspäteter Schreibvorstellungen nur in der persönlichen Korrespondenz angebracht. Und durch elektronisches Tippen können Sie den Textinhalt des Einspruchs jederzeit ändern. Verwenden Sie in einem Brief P. S. kann vom Empfänger negativ wahrgenommen werden, der nicht ohne Grund denkt, der Adressat habe sich die Zeit genommen, zusätzliche Informationen harmonisch in den Brief aufzunehmen und sich auf ein kurzes Nachwort zu beschränken.
