Planer, Meetings und Meetings sind ein integraler Bestandteil des Workflows. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, jede Servicesituation gemeinsam zu analysieren. Teilnehmer an Arbeitssitzungen können und sollen sich aktiv äußern, Details besprechen und Problemlösungen vorschlagen. Damit ein Meeting effektiv ist, muss sich der Gastgeber an bestimmte Regeln halten.
Notwendig
- - Tagesordnung;
- - die Regeln der Versammlung;
- - Protokoll der Sitzung.
Anleitung
Schritt 1
Lernen Sie die wichtigsten Merkmale eines effektiven Meetings kennen. Davon gibt es nur wenige: 1. Die Versammlung hat einen bestimmten Zweck; 2. der Veranstalter alle notwendigen Vorarbeiten geleistet hat; 3. An der Sitzung nehmen nur interessierte Mitarbeiter teil, die einen direkten Bezug zu den besprochenen Themen haben; 4. Die Diskussion weicht nicht vom Hauptthema ab; 5. Als Ergebnis der Besprechung wurden Sofortpläne festgelegt und den Mitarbeitern konkrete Anweisungen gegeben. All diese Angelegenheiten sollten vom Manager persönlich überwacht werden, insbesondere wenn die Organisation noch keinen Mechanismus für die Durchführung effektiver Besprechungen geschaffen hat.
Schritt 2
Formulieren Sie das Hauptthema des Meetings. Sie sollte für die Mitarbeiter relevant und verständlich sein. Es ist sehr wichtig, dass das Arbeitstreffen ein bestimmtes Ziel hat: einen Veranstaltungsplan entwickeln, eine Entscheidung genehmigen, eine Idee vorbringen usw. Sie sollten beispielsweise nicht über die Weltwirtschaftskrise sprechen, wenn Ihre Werbeagentur weniger Kunden hat. In diesem Fall sollte die Sitzung der Erweiterung des Leistungsspektrums und der Änderung des Rabattsystems gewidmet sein.
Schritt 3
Bereiten Sie eine detaillierte Tagesordnung für die Besprechung vor. Geben Sie darin das Hauptthema, die zu diskutierenden Fragen, die Namen der Referenten, die Zusammensetzung der Eingeladenen, Datum, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung an. Jeder Tagesordnungspunkt sollte das Hauptthema der Sitzung detailliert beschreiben und einen Aspekt davon widerspiegeln. Fragen lassen sich entweder nach dem Prinzip „von einfach bis komplex“oder in einer analytischen Reihenfolge – „die aktuelle Situation – ihre Entstehung – mögliche Lösungen“gruppieren.
Schritt 4
Hängen Sie den Zeitplan für die Besprechung an die Tagesordnung an. Legen Sie darin die Zeit für die Keynote-Speaker, für Informationen der Co-Speaker, zur Klärung von Fragen und zur Diskussion fest. Erstellen Sie Fahrpläne auch für kleine Servicemeetings. So lernen Sie und Ihre Mitarbeiter, Arbeitszeit zu schätzen, Termine einzuhalten und Gedanken klar und auf den Punkt zu äußern.
Schritt 5
Machen Sie die Mitarbeiter vorab mit der Agenda vertraut. Versenden Sie es per Firmen-E-Mail oder verteilen Sie es an alle, die Sie zum Meeting einladen. Bitten Sie alle, sich auf die Diskussion vorzubereiten. Heben Sie hervor, was Sie von jedem Vorschlagsteilnehmer im Rahmen seiner Kompetenz erwarten.
Schritt 6
Beginnen Sie das Meeting mit Ihrem eigenen Kurzvortrag. Nennen Sie innerhalb von 3-5 Minuten den Grund, der Sie dazu veranlasst hat, dieses Meeting zu organisieren, und das gewünschte Ergebnis. Machen Sie dann die Teilnehmer mit der Agenda und dem Arbeitsplan vertraut.
Schritt 7
Führen Sie die Diskussion. Führen Sie eine freundliche, aber konstruktive Diskussion. Ermutigen Sie jeden Sitzungsteilnehmer, seine Meinung zu äußern, wenden Sie sich mit persönlichen Fragen an die "Stillen", die eine detaillierte Antwort erfordern. Taktvoll, aber bestimmt nip versucht, das Gespräch vom Hauptthema abzulenken. Fassen Sie Zwischensummen für jede Frage zusammen.
Schritt 8
Stimmen Sie am Ende des Meetings noch einmal die an die Mitarbeiter gegebenen Entscheidungen und Anweisungen ab. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer ihre Aufgaben verstehen und sich an ihre Fristen erinnern. Notieren Sie wichtige Punkte im Protokoll. Senden Sie eine Kopie davon an die für die Ausführung der Aufträge zuständigen Spezialisten sowie an die Mitarbeiter, die an der Umsetzung der getroffenen Entscheidungen beteiligt sind.
