Als offiziell werden solche Dokumente anerkannt, die von bestimmten Stellen stammen und alle erforderlichen Angaben enthalten. Gleichzeitig gibt es in der Rechtstheorie mehrere Ansätze zur Definition eines amtlichen Dokuments.
Die Bestimmung der Zeichen eines offiziellen Dokuments ist für das Strafrecht von großer Bedeutung, da im Strafgesetzbuch der Russischen Föderation Corpus Delicti mit diesem Konzept verbunden sind. In der Strafrechtstheorie werden zwei Hauptansätze verwendet, um den Begriff „Amtsdokument“zu entschlüsseln.
Der erste Ansatz gilt als eng und verknüpft offizielle Dokumente mit ihren Herkunftsquellen. Nach dieser Theorie können nur solche Dokumente offiziell sein, die von staatlichen, kommunalen Stellen stammen. Beliebter ist heutzutage der breite Ansatz, nach dem offizielle Dokumente aus dem öffentlichen, gewerblichen oder sogar privaten Bereich stammen können, d. h. die Herkunft spielt keine Rolle.
Ordnungsgemäße Registrierung und Zertifizierung
Eines der Hauptmerkmale eines offiziellen Dokuments ist seine korrekte Ausführung und Zertifizierung. Sind in Regulierungsrechtsakten bestimmte Regeln für die Bearbeitung von Dokumenten vorgesehen, muss das amtliche Dokument diesen entsprechen (z. B. Regeln für die Beurkundung von Dokumenten, Regeln für die Erteilung von Vollmachten).
Liegen keine besonderen Vorschriften vor, so genügt es für die Anerkennung des Dokuments als amtliches Dokument, die allgemeinen Voraussetzungen für seine Eintragung zu erfüllen. In der Regel beinhalten diese Anforderungen die Bedingung, dass alle erforderlichen Angaben vorhanden sind (Siegel, Unterschrift, Stempel einer bestimmten Art, Beamter oder Briefkopf).
Inhaltliche Zeichen eines offiziellen Dokuments
Die ordnungsgemäße Ausführung und Beglaubigung einer amtlichen Urkunde ist ihr formelles Zeichen, in der aktuellen Rechtsprechung wird jedoch auch das Vorhandensein eines aussagekräftigen Zeichens als zwingende Voraussetzung anerkannt. Das angedeutete Zeichen ist, dass ein amtliches Dokument die Rechtsbeziehungen in gewisser Weise beeinflussen muss. Sie kann bestimmte Rechte schaffen oder bestimmte Verantwortlichkeiten auferlegen.
Darüber hinaus bescheinigen einige amtliche Dokumente rechtliche Tatsachen, die das Eintreten bestimmter Konsequenzen nach sich ziehen (diese Eigenschaft besitzen die meisten Verfahrensdokumente). Die Einheit von formalen und inhaltlichen Merkmalen, die jeweils in einem amtlichen Dokument vorhanden sein müssen, bildet eine moderne Interpretation dieses Begriffs in Rechtstheorie und Rechtspraxis.
