Bei einem Vertragsabschluss ist es sehr wichtig, Ihr Unternehmen so gut wie möglich gegen alle möglichen Risiken abzusichern. Dazu wird der Kontrahent auf spezialisierten Seiten auf das Vorliegen von Steuerschulden, die Teilnahme an Schiedsgerichten, das Vorliegen von Forderungen seiner Partner, Käufer oder Kunden überprüft. Fordern Sie unbedingt das folgende Dokumentenpaket an.
Angeforderte Dokumente
Jede Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder Aktiengesellschaft verfügt über eine Satzung, die kein Geschäftsgeheimnis ist und es Ihnen ermöglicht, die Ziele und Arten von Aktivitäten, die Größe des genehmigten Kapitals, die Namen der Gründer und andere nützliche Informationen herauszufinden. Um sich im Rahmen einer langfristigen Beziehung vollständig vor Risiken zu schützen, ist es besser, Kopien der angeforderten Dokumente mit Siegel und Unterschrift des Managers anzufordern. Die letzte Seite muss vom Finanzamt abgestempelt werden.
Außerdem sind Kopien der OGRN (Bescheinigung über die staatliche Registrierung) und der TIN (Steuerregistrierung) erforderlich. Wenn ein potenzieller Partner an einer ernsthaften Zusammenarbeit interessiert ist, wird er auch einen neuen Auszug aus dem Unified State Register of Legal Entities, das Original oder eine beglaubigte Kopie vorlegen. Ein solches Dokument kann sowohl mit der handschriftlichen Unterschrift eines bevollmächtigten Beamten in Kombination mit dem Siegel der Abteilung als auch mit einer erweiterten elektronischen Signatur unterzeichnet werden - gemäß Gesetz Nr. 63-FZ sind sie gleichwertig.
Wenn das Unternehmen nicht vertraut ist, lohnt es sich, Informationen über die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter, Kopien von Lizenzen für verschiedene Arten von Aktivitäten, Eigentumsbescheinigungen oder einen Mietvertrag für Räumlichkeiten, Dokumente für Ausrüstung, Fahrzeugpässe zu erfragen.
Im Rahmen der Prüfung durch das Finanzamt angeforderte Unterlagen
Um sich während einer Betriebsprüfung vollständig abzusichern, ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Gegenparteien „sauber“sind. Vor Vertragsabschluss sowie vierteljährlich sollten Sie eine beglaubigte Kopie der Umsatzsteuererklärung mit Vermerk bei der Übergabe an das Finanzamt, Auskunft über den Stand der Zahlungen für Steuern und Gebühren anfordern. Wichtig ist auch zunächst die Klärung, besser ein offizielles Schreiben über das angewandte Besteuerungssystem.
Zu wissen, ob eine Gegenpartei Mehrwertsteuer zahlt, ist nicht nur notwendig, um sich ihrer Ehrlichkeit vor dem Gesetz zu vergewissern. Wenn das Transportunternehmen, der Lieferant oder der Auftragnehmer die Mehrwertsteuer nicht rechtzeitig entrichtet, kann die Zahlung beim Verbraucher der Dienstleistungen oder beim Käufer eingezogen werden, und es ist in diesem Fall ziemlich schwierig, mit den Steuerbehörden zu argumentieren.
Worauf Sie beim Vertragsabschluss achten sollten
Um zu verhindern, dass der Lieferant, Auftragnehmer oder Transportunternehmen im Streitfall von den Vertragsbedingungen zurücktreten kann, ist es wichtig sicherzustellen, dass alle Unterschriften von autorisierten Personen vorliegen. Häufig werden ein Vertrag, Spezifikationen, Anträge, Vollmachten, UPD, Rechnungen, ausgeführte Arbeiten und andere Dokumente von Managern oder Buchhaltern unterzeichnet. Kommt es vor Gericht, zuckt die Geschäftsführung einfach die Achseln und nimmt sich jeglicher Verantwortung für die Tätigkeiten ihrer Mitarbeiter, auch wenn diese zu diesem Zeitpunkt noch im Unternehmen tätig sind.
Eine sorgfältige Kontrolle der Unterschriften in Dokumenten hilft, diese Situation zu vermeiden. Im Voraus müssen beglaubigte Kopien von Entscheidungen (Protokollen) über die Ernennung eines Managers, eine Anordnung zur Ernennung oder Einstellung eines Hauptbuchhalters angefordert werden. Wenn der Leiter das Recht hat, für ihn zu unterschreiben, dann die entsprechende Bestellung. Holen Sie ggf. Vollmachten für die Personen ein, die befugt sind, die angeforderten Dokumente im Namen des Unternehmens zu unterzeichnen.
