Das Meeting ist ein traditionelles Attribut jedes Managementprozesses. Bedeutung, Art, technisches Niveau und Dauer dieses Geschäftstreffens können je nach den spezifischen Zielen und Bedingungen des Treffens variieren. Gleichzeitig weist diese Veranstaltung zwei wesentliche Unterscheidungsmerkmale auf: Beim Meeting wird das eine oder andere Problem oder eine Aufgabe besprochen, und das Ergebnis soll eine sichere Entscheidung sein. Ein erfolgreiches Meeting erfordert eine klare Organisation.
Anweisungen
Schritt 1
Bevor Sie ein Meeting einberufen und eine bestimmte Gruppe von Teilnehmern dazu einladen, formulieren Sie den Zweck des Meetings. Klären Sie selbst: mit welcher Entscheidung es enden soll. Das Ergebnis kann die Genehmigung eines Arbeitsplans für einen bestimmten Zeitraum, die Entwicklung eines Entwurfs eines konkreten Auftrages, die Erstellung eines Netzplans usw. sein.
Schritt 2
Wenn ein Problem bei einem Meeting gelöst wird, erfordert der Zweck eines Geschäftstreffens die Beantwortung der Fragen: Warum, Warum und Wie. Es gibt eine unveränderliche Regel: Bevor Sie zustimmen, müssen Sie sich darauf einigen, was besprochen wird. Es kann sein, dass maßgebliche Besprechungsteilnehmer denken, dass das erklärte Problem nicht existiert. Special Meetings - zur Generierung (Entwicklung) von Ideen. Sie können in Form des sogenannten „Brainstormings“erfolgen. Die Einstellung für ein solches Verfahren erfordert eine nicht standardmäßige, kreative.
Schritt 3
Ein wichtiger Schritt in der Vorbereitung der Sitzung ist die Formulierung der Tagesordnung. Ein Meeting kann nutzlos und unproduktiv sein, wenn seine informativen und problematischen Komponenten nicht funktionieren. Überlegen Sie sich daher klar die Einstellung des Gesprächsthemas. Vergleiche: "Die Frage der Absatzsteigerung von Produkt A im Handelsnetz" und "Vereinbarung von Maßnahmen zur Umsatzsteigerung von Produkt A im Handelsnetz". Im ersten Fall kann die Diskussion zu banalen Berichten werden, im zweiten Fall zur Lösung von wunden Problemen.
Schritt 4
Auch der Ort des Treffens ist wichtig. Es gibt eine richtige psychologische Beobachtung: Wenn die Diskussion im Büro eines Leiters geführt wird, kann seine Ansicht zur Lösung eines bestimmten Problems offensichtlich dominant und vorzuziehen sein. Jeder andere Raum (Konferenzraum, geräumiges Zimmer) kann die beste Option sein. Denken Sie daran: Die Zone der komfortablen Kommunikation ist etwa einen Meter entfernt. Berücksichtigen Sie dies nach Möglichkeit beim Aufstellen Ihrer Stühle. Runde oder ovale Tische eignen sich gut für Besprechungen. Ein Retreat mag in bestimmten Situationen noch angemessener sein, ist aber eine sehr kostspielige Option.
Schritt 5
Planen Sie Ihre Besprechungszeit mit Bedacht. Es ist irrational, ihn vor der Mittagspause oder am Ende des Arbeitstages zu ernennen. Wenn Sie ein langes Meeting planen, machen Sie Pausen oder Kaffeepausen (5-10 Minuten pro Stunde). Wenn Sie ein Informationsgespräch abhalten müssen, ist eine Option ohne klassisches Meeting möglich, d.h. ohne Stühle.
Schritt 6
Diszipliniert die Mitarbeiter der Organisation und wird Teil der Unternehmenskultur durch einen klaren Zeitplan für Besprechungen: Es wird empfohlen, sie an einem regulären Wochentag und zu einer bestimmten Uhrzeit (zum Beispiel am Freitagmorgen) abzuhalten.
Schritt 7
Ernsthafte Besprechungen erfordern oft Klarheit: Demonstration von Tabellen, Diagrammen, Zeigen von Videomaterial. Es ist wünschenswert, ein Whiteboard, Flipchart, Bildschirm für diese Bedürfnisse zu haben.
