Alle Dokumente der Organisation müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Ein übersichtliches System ermöglicht es Ihnen, sofort das richtige Blatt Papier zu finden. Einige Dokumentarten haben eigene Aufbewahrungsregeln, zum Beispiel für Bestellungen.
Notwendig
Ordner, Schachteln, Papier, Computer
Anweisungen
Schritt 1
Erstellen Sie ein Bestellprotokoll, in dem alle Bestellungen für die Organisation aufgezeichnet werden. Die Zeitschrift muss zwingend gebunden und nummeriert sein, was Nachschriften oder das Streichen von Seiten ausschließt.
Schritt 2
Das Journal muss bestimmte Spalten enthalten. Der ungefähre Inhalt der Spalten kann wie folgt sein: eine Spalte, in der die Nummer des Eintrags in der Reihenfolge angegeben ist, die Spalte mit dem Datum der Bestellung, die Spalte mit einer Zusammenfassung der Bestellung, die Spalte mit der Bestellnummer, die Spalte, in der der Mitarbeiter das Kennenlernen dieser Bestellung markiert. Zusätzlich kann eine Spalte hinzugefügt werden, die den Ort der Bestellung (Ordner oder Box) angibt.
Schritt 3
Alle Bestellungen sollten in Ordnern sortiert werden: Bestellungen für die Aufnahme und Entlassung von Mitarbeitern (Personalbestellungen), Bestellungen, die Mitarbeiteranreize widerspiegeln, deren Versendung auf Geschäftsreisen und Urlaub, Bestellungen, die die Hauptaktivitäten der Organisation widerspiegeln. Wenn Aufträge ausgezeichnete Aufbewahrungsfristen haben, werden separate Ordner für sie erstellt.
Schritt 4
Das Auftragsspeichersystem muss übersichtlich und systematisiert sein und die Kontinuität der den Aufträgen zugewiesenen Nummern gewährleisten. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Auftrag für die Arbeit zurückgezogen wird. Es wird empfohlen, eine Fotokopie der beschlagnahmten Bestellung anzufertigen, um Verwechslungen zu vermeiden.
Schritt 5
Alle Bestellungen müssen auf dem Briefkopf der Organisation gedruckt werden. In diesem Fall ist das Siegel auf der Bestellung nicht erforderlich. Wenn die Bestellung auf einem einfachen Blatt Papier gedruckt ist, muss sich das Siegel der Organisation darauf befinden.
Schritt 6
Wenn das Unternehmen ein elektronisches System zur Auftragsspeicherung eingeführt hat, muss es in der gesamten Organisation einheitlich sein. Mitarbeiter, die das Recht haben, diese Dokumente zu unterschreiben, müssen Zugang zu elektronischen Bestellungen haben. In diesem Fall ist es sehr praktisch, EDS (elektronische digitale Signatur) zu verwenden. Es wird empfohlen, das Bestellprotokoll in jedem Fall auszudrucken.
