Die Tätigkeit vieler Unternehmen ist mit dem Abschluss von Verträgen über die Lieferung von Waren, dem Einkauf von Rohstoffen und Komponenten verbunden. Jedes Unternehmen schließt Verträge mit Mitarbeitern ab. Um die Dokumentation einfacher handhabbar zu machen, ist es weit verbreitet, verschiedenste Buchführungsjournale zu führen. In einem solchen Journal ist es praktisch, beispielsweise die Chronologie der Bewegung einzelner Dokumente und die Details von Verträgen aufzuzeichnen.
Notwendig
- - ein Journal für die Buchführung von Verträgen;
- - Verträge.
Anweisungen
Schritt 1
Entwickeln Sie ein Formular für die Aufzeichnung von Verträgen. Es sollte die Besonderheiten des Unternehmens widerspiegeln und einfach zu bedienen sein. In einem großen Unternehmen können Sie ein solches Formular des Journals auf besonderen Auftrag genehmigen und mit Empfehlungen zum Ausfüllen der Dokumentation ergänzen.
Schritt 2
Gestalten Sie die Titelseite des Magazins. Geben Sie hier den Namen des Dokuments ein. Geben Sie den Namen des Unternehmens und alle erforderlichen Details wieder. Geben Sie das Startdatum für die Protokollierung ein. In einem großen Unternehmen empfiehlt es sich, für jede Baueinheit ein eigenes Vertragsbuch zu führen. Nummerieren Sie die Seiten des Magazins, heften Sie es ggf. und bringen Sie das Siegel der Organisation an.
Schritt 3
Teilen Sie die Arbeitsseiten der Zeitschrift in mehrere Spalten auf, deren Anzahl sich nach Ihren Bedürfnissen und den Besonderheiten der Verträge richtet. Geben Sie Spalten für die Seriennummer des Dokuments, das Datum des Vertrags und dessen Ablauf an. Eine gesonderte Spalte enthält einen kurzen Hinweis auf den Vertragsgegenstand. Nehmen Sie in das Journal auch die Personen auf, die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen verantwortlich sind.
Schritt 4
Wenn Sie der Meinung sind, dass die elektronische Form der Zeitschrift bequemer ist, entwickeln Sie ein eigenes Softwareprodukt zur Vertragserfassung oder bestellen Sie diese Arbeit bei einer spezialisierten Organisation. In einigen Fällen können Sie dazu das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel verwenden.
Schritt 5
Benennen Sie einen Beamten, der für die Führung des Journals verantwortlich ist. Typischerweise ist diese Person ein Mitarbeiter der Personalabteilung des Unternehmens oder ein Mitarbeiter der Rechtsabteilung.
Schritt 6
Machen Sie es sich zur Regel, Verträge systematisch aufzuzeichnen und die darin enthaltene Dokumentation kontinuierlich und nicht von Fall zu Fall widerzuspiegeln. Dies ermöglicht dem Management des Unternehmens einen vollständigen Überblick über die im Unternehmen ablaufenden Prozesse und bietet die Möglichkeit, sich schnell im dichten Dokumentationsfluss zu bewegen.
