Viele große Unternehmen schicken für sie arbeitende Spezialisten auf Geschäftsreise in eine andere Stadt oder in ein anderes Land, um bestimmte Probleme zu lösen. Organisationen sind verpflichtet, ihren Mitarbeitern Reisekosten aus den Finanzen des Unternehmens zu erstatten. Entsandte Arbeitnehmer müssen rechtzeitig Dokumente einreichen, die einen Kostennachweis und eine Anlage zur Spesenabrechnung darstellen.
Notwendig
- - Arbeitnehmerdokumente;
- - Dokumente der Organisation;
- - Taschenrechner;
- - lokales Gesetz über die Höhe der Ausgaben für eine Geschäftsreise;
- - Form eines Vorabberichts;
- - Dokumente zur Bestätigung der Ausgaben während einer Geschäftsreise;
- - ausgefüllte Unterlagen für eine Geschäftsreise.
Anweisungen
Schritt 1
Wenn ein Arbeitnehmer eine Dienstreise antritt, muss der Arbeitgeber alle Unterlagen ordnungsgemäß erstellen. Diese Dokumente sollten einen Dienstreiseauftrag, einen Leistungsauftrag, eine Dienstreisebescheinigung enthalten.
Schritt 2
Nach der Rückkehr von einer Dienstreise muss der Arbeitnehmer einen Dienstreisebericht ausfüllen, der in dem von ihm bei der Abreise ausgestellten Dienstauftragsformular ausgefüllt wird. Der Mitarbeiter in der Meldung muss die Erfüllung des Reisezwecks widerspiegeln, für den er vom Unternehmen angewiesen wurde. Der Bericht muss eine Liste der Unterlagen enthalten, die der Fachkraft zwecks Vertragsabschluss und Unterzeichnung durch Partner (sofern dies Anlass für eine Dienstreise war) übergeben wurde.
Schritt 3
Innerhalb von drei Tagen nach Rückkehr von der Reise muss der Reisende eine Vorabmeldung im Formular AO-1 ausfüllen. Darin muss er den Gesamtbetrag der auf einer Geschäftsreise angefallenen Ausgaben berechnen. Dazu gehören Tagegelder, deren Höhe von der Organisation durch örtliche Gesetze oder Tarifverträge geregelt wird, Reise-, Unterbringungs- und andere mit dem Arbeitgeber vereinbarte Kosten.
Schritt 4
Alle Ausgaben müssen dokumentiert werden, außer die Tagegelder. Die Liste der Dokumente muss auf dem zweiten Blatt des Vorberichts (mit Angabe ihrer Namen und Beträge) registriert werden.
Schritt 5
Bevor ein Mitarbeiter eine Geschäftsreise antritt, werden ihm in der Regel in der Buchhaltung rechenschaftspflichtige Gelder ausgestellt. Wenn der Mitarbeiter den gleichen Betrag ausgegeben, im Bericht widergespiegelt und mit Dokumenten bestätigt hat, wird die Neuberechnung nicht durchgeführt. Wenn ein Mitarbeiter eine Geschäftsreise verlängern oder an einem freien Tag in einer anderen Stadt sein und eine Arbeitsfunktion ausüben musste, wird die Neuberechnung von einem Buchhalter unter Berücksichtigung aller Nuancen durchgeführt. In diesem Fall wird dem Spezialisten die Differenz zwischen dem ausgegebenen und dem ausgegebenen Betrag ausgezahlt. Wenn der Mitarbeiter einen größeren Betrag erhalten hat, als er während der Reise ausgegeben hat, muss er den Rest an der Kasse der Organisation zurückgeben.
Schritt 6
Es ist zu beachten, dass die Höhe des Vorausberichts vom Leiter des Unternehmens genehmigt wird. Danach wird die erforderliche Neuberechnung durchgeführt.
