Im Zuge der wirtschaftlichen Tätigkeit von Unternehmen müssen Manager eine Buchhaltung führen, die ohne die Erstellung von Primärdokumentationen undenkbar ist. Manchmal gibt es Situationen, in denen ein Mitarbeiter beim Ausfüllen von Formularen Fehler macht.
Anleitung
Schritt 1
Bevor Sie Korrekturen an einem Originaldokument vornehmen, prüfen Sie, ob es überhaupt korrigiert werden kann. Es gibt einige Formen, in denen Korrekturen inakzeptabel sind, wie zum Beispiel Bank- oder Kassendokumente. Außerdem können Sie keine Änderungen an den Bestandteilsdokumenten vornehmen.
Schritt 2
Um Korrekturen an einem Primärdokument (z. B. einem Frachtbrief) vorzunehmen, überprüfen Sie die wiederholten Informationen. Streichen Sie die unzuverlässigen Daten mit einer Zeile durch, damit die falschen Informationen gelesen werden konnten.
Schritt 3
Fügen Sie korrekte Informationen neben ungenauen Daten hinzu. Schreiben Sie als nächstes "Korrigiert auf (neuen Text einfügen)", geben Sie das Datum des Korrektureintrags ein. Geben Sie unbedingt die Position und die Daten (Nachname und Initialen) des Mitarbeiters an, der die Änderungen vorgenommen hat. Er muss auch eine Unterschrift daneben setzen. Weiter unten wird das Dokument nochmals von denjenigen Personen unterschrieben, die die Änderungen vorgenommen haben.
Schritt 4
Verschmieren Sie niemals mit einem Korrekturstift oder löschen Sie ungenaue Notizen. Denken Sie daran, dass das Dokument sauber und ohne "Schmutz" erstellt werden muss.
Schritt 5
Wenn Sie Fehler im Kassendokument (Kassenbon, Quittung oder andere) feststellen, vernichten Sie dieses Formular. Stornieren Sie die strengen Meldeformulare, streichen Sie also alle Informationen mit einem großen Strich durch und schreiben Sie dann „Abgebrochen“oben. Legen Sie solche "unnötigen" Dokumente im Archiv ab.
Schritt 6
Um Änderungen vorzunehmen, gleichen Sie sie ab. Wenn Sie beispielsweise einen falschen Eintrag in der Rechnung feststellen, besprechen Sie die Anpassungen mit der Gegenpartei, an die dieses Dokument gesendet wird. In diesem Fall werden Änderungen in zwei Kopien vorgenommen: in der Kopie, die Sie haben, und in der Kopie der Gegenpartei. Bestätigen Sie die Einführung von Änderungen mit dem Siegel der Organisation.
