Die Übergabe von Dokumenten an das Archiv wird durch das Bundesgesetz Nr. 125-F3 "Über Archivangelegenheiten in der Russischen Föderation" geregelt. Dokumente müssen erstellt, beschrieben, abgelegt und nummeriert werden. Dies muss innerhalb von 12 Monaten nach Abschluss des Falls erfolgen.
Notwendig
- - Mappe;
- - Bindemittel;
- - ein einfacher Bleistift;
- - dokumentarisches Inventar;
- - Inventar übertragen.
Anweisungen
Schritt 1
Um Dokumente in das Archiv zu übertragen, ordnen Sie sie der Reihe nach an. Die Verschachtelungsreihenfolge muss in chronologischer Reihenfolge erfolgen. Wenn Sie beispielsweise ein Strafverfahren vorlegen, ist die erste Seite eine Kopie des Gerichtsbeschlusses, die zweite die vorläufige Entscheidung und die folgende Seite die Untersuchung des Falles, beginnend mit seinem Abschluss. Wenn Sie Dokumente aus der Personalabteilung ins Archiv überführen, dann ist das erste Blatt ein Kündigungsantrag, das zweite ein Kündigungsbefehl, das dritte alle Dokumente nach Datum vom Ende geordnet.
Schritt 2
Nummerieren Sie alle Blätter beginnend mit der Nummer eins in der Reihenfolge des Layouts. Machen Sie die Nummerierung mit einem einfachen Bleistift, aber klar. Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Dokumente, schreiben Sie am Ende, wie viele Nummern und Seiten Sie haben, setzen Sie Ihre Unterschrift, das Datum der Bestandsaufnahme, das Siegel der Organisation, die Unterschrift des Leiters.
Schritt 3
Alle Blätter mit einem Binder befestigen, ein Inventar darüber anbringen. Tragen Sie auf der Mappe den Buchstabencode mit dem Nachnamen des Bürgers ein, mit dem Sie den Fall übergeben, und das Jahr der Übergabe der Dokumente an das Archiv. Das Jahr sollte das gleiche sein, in dem der Fall endete.
Schritt 4
Erstellen Sie für jeden Fall eine eigene Mappe oder legen Sie alle Fälle eines Jahres in eine große Mappe und vermerken Sie den Code und den Buchstabencode allgemein, d.h. nur die Fälle der Bürger, deren Nachname mit dem gleichen Buchstaben beginnt, können in einen Ordner abgelegt werden. Wenn Sie jedoch mehrere Dokumente in einem großen Ordner ausfüllen, sollte die Anzahl der gemeinsamen Blätter nicht mehr als 250 betragen.
Schritt 5
Erstellen Sie vor der Übergabe von Fällen an das Archiv eine Übergabeinventur. Die erste Spalte des Inventars ist für die Eintragung der Seriennummern aller Fälle vorgesehen, die zweite für Indizes zur Nomenklatur. Geben Sie in der dritten Spalte den Namen aller Überschriften ein, in der vierten - das Übergabedatum, in der fünften - die Anzahl der Blätter, in der sechsten - die festgelegten Aufbewahrungsfristen für den Fall im Archiv, in der siebten Spalte, geben Sie alle Ergänzungen und Anmerkungen ein. Am häufigsten wird die siebte Spalte ausgefüllt, wenn aus irgendeinem Grund Blätter in den Dokumenten fehlen oder Sie sie sofort falsch in das Dokumenteninventar eingegeben und Änderungen vorgenommen haben.
