Korrekt organisierte Büroarbeit gehört zu den Bestandteilen der erfolgreichen Arbeit eines (auch kleinen) Unternehmens. Tatsächlich hängt der erste Eindruck von Geschäftspartnern davon ab, wie die wichtigsten Dokumente (Bestellungen, Anweisungen, Briefe usw.) erstellt werden. Wichtig ist auch, wie schnell die Ströme der eingehenden, ausgehenden und internen Dokumentation durchlaufen.
Anweisungen
Schritt 1
Ein bestimmter Mitarbeiter sollte für den Workflow im Unternehmen verantwortlich sein. Wenn das Unternehmen nicht sehr groß ist, ist es eine Sekretärin, eine stellvertretende Sekretärin. Wenn die Organisation mehr als eine Unterabteilung umfasst (insbesondere wenn diese unterschiedliche territoriale Standorte haben), wird ein Dienst für vorschulische Bildungseinrichtungen organisiert (Dokumentationsunterstützung der Leitung).
Sie sind es, die die Arbeitsanweisungen des Unternehmens für die Büroarbeit entwickeln, überarbeiten und ändern. Bei der Erstellung des Dokuments können Sie die "Regeln für die Büroarbeit in Bundesorganen" zugrunde legen.
Schritt 2
Dies ist eine wichtige, entscheidende Phase, denn Nach der Genehmigung der Anweisungen für die Büroarbeit müssen Dokumente im Unternehmen einem bestimmten Stil entsprechen:
- Lage der Details (längs, eckig);
- Unternehmensschriftart;
- Format (Papierformat, Einzüge).
Zusätzlich zu den Musterformularen des Unternehmens sollten die Anweisungen Themen wie die Organisation der Registrierung eingehender / ausgehender Dokumente widerspiegeln; Organisation der Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten und getroffenen Entscheidungen; Vorbereitung und Übergabe von Dokumenten an das Archiv etc.
Schritt 3
Die Bildung von Ordnern, in denen Dokumente zu einem bestimmten Thema abgelegt werden, sollte nach der Nomenklatur der Fälle erfolgen. Es wird von der für die Führung der Aufzeichnungen verantwortlichen Person auf der Grundlage der "Liste der bei den Aktivitäten der Organisation erstellten Standardverwaltungsdokumente mit Angabe der Aufbewahrungszeit" erstellt.
Schritt 4
Da die Arbeit an der Entwicklung der Nomenklatur von Fällen umfangreich ist und umfangreiche Kenntnisse erfordert, ist es richtiger, die Arbeit unter Beteiligung von Vertretern einzelner Dienste und Abteilungen zu organisieren. Sie erstellen Falllisten (unter Angabe der Aufbewahrungsfristen), die im Dienst oder der Abteilung gebildet werden, und die vorschulische Bildungseinrichtung erstellt eine zusammenfassende Nomenklatur der Fälle für den Betrieb.
Schritt 5
Um die Arbeit mit Dokumenten zu erleichtern, verwenden immer mehr Unternehmen ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS). Es ist möglich, für jedes Unternehmen (mit der Anzahl der Mitarbeiter 7 oder 2000) ein effizient arbeitendes EDMS zu wählen. Am effizientesten im Preis-/Leistungsverhältnis sind heute solche Systeme wie "Delo", "EVFRAT-Dokumentenmanagement".
Aber auch wenn Ihr Unternehmen noch nicht in der Lage ist, ein EDMS zu erwerben, helfen Standardprogramme von Microsoft Office. Mit den üblichen Mitteln von Word, Excel, PowerPoint ist es durchaus möglich, die Gestaltung von Dokumenten gemäß den Anforderungen der Corporate Identity zu organisieren, einen elektronischen Dokumentenfluss einzurichten.
