Wenn Sie einen Brief nicht an eine Person, sondern an mehrere Mitglieder Ihres Arbeitsteams senden möchten, sollte der Inhalt des Briefes leicht vom üblichen abweichen. Denken Sie auch daran, die Regeln der Geschäftskorrespondenz zu befolgen.
Anleitung
Schritt 1
Erstellen Sie eine Liste mit Kollegen, die Sie in Ihre Mailingliste aufnehmen möchten. Prüfen Sie, ob alle Adressaten für die aktuelle Ausgabe relevant sind. Umgekehrt können Sie eine Person, die über etwas informiert werden soll, mit ihrem Schreiben überspringen. Studieren Sie den Kreis der Stakeholder. Entscheiden Sie, welchen Mitarbeiter Sie in das Feld „Adressat“und wer in das Feld „Cc“eintragen. Üblicherweise werden in die Spalte „Adressat“die direkten Ausführenden geschrieben, in das Feld „Kopie“diejenigen, die den Prozess steuern oder indirekt daran teilnehmen, sowie einfach ein interessierter Mitarbeiter sind.
Schritt 2
Überlegen Sie, wie Sie die Empfängernamen organisieren. Es wird Ihnen viel leichter fallen, wenn Ihr Unternehmen diesbezüglich spezielle Regeln hat. Ansonsten kann ihre Reihenfolge auf unterschiedliche Weise bestimmt werden. Bringen Sie beispielsweise ihre Nachnamen in alphabetischer Reihenfolge. Das Senioritätsprinzip kann angewendet werden. Es ist besser, einen Brief der Sekretärin zu finden, der an mehrere Empfänger gerichtet ist, und zu sehen, wie er es macht. Dies ist höchstwahrscheinlich der unausgesprochene Standard Ihres Unternehmens.
Schritt 3
Geben Sie den Betreff der Nachricht an. Es sollte seinen Inhalt kurz wiedergeben. Gehen Sie danach zum Hauptteil des Briefes. Befolgen Sie die Regeln der Geschäftskorrespondenz. Begrüßen Sie das Team höflich und gehen Sie zum Thema über.
Schritt 4
Schreiben Sie nur auf den Fall. Verpassen Sie keine wichtigen Details, aber verdünnen Sie das „Wasser“auch nicht. Schätzen Sie die Zeit Ihrer Kollegen. Wenn Sie, um den Kern Ihrer Nachricht besser zu verstehen, andere Korrespondenzen kennen müssen, setzen Sie Zitate am Ende des Briefes. Vergessen Sie nicht, sich zu verabschieden und wünschen Sie allen einen produktiven Arbeitstag.
