Ein analytischer Hinweis ist eine besondere Art der Leistungsdokumentation. Sein Hauptziel ist es, die Aufmerksamkeit des Managers auf ein bestimmtes Problem zu lenken. Er enthält Vorschläge zur Bewältigung der Krisensituation, listet die Hauptrichtungen und Handlungsschritte auf. Ein Policy Note sollte nicht mit einem analytischen Bericht verwechselt werden. Der erste skizziert die Perspektiven für die Entwicklung von Ereignissen, der zweite bewertet die Ergebnisse der getroffenen Maßnahmen. Jede Organisation hat ihre eigenen Anforderungen an die Erstellung interner Dokumente. Jede analytische Anmerkung enthält jedoch Teile wie Einleitung, Hauptteil, Schluss, Anhänge.
Anleitung
Schritt 1
Einführung
In diesem Teil des Policy Briefs sollten Sie auf die Bedeutung des Problems hinweisen, mit dem Sie Ihren Vorgesetzten kontaktieren. Geben Sie die Gründe für Ihre Besorgnis klar an und bewerten Sie den Schaden, den die Organisation erhalten hat. Listen Sie die Informationsquellen und Analysemethoden auf, die Sie verwendet haben. Legen Sie Fristen für die Lösung des Problems fest.
Angenommen, Sie sind der Leiter der Werbefläche für eine Zeitschrift. In den letzten drei Monaten ist das verkaufte Werbevolumen sukzessive zurückgegangen, obwohl Ihre Mitarbeiter fleißig arbeiten. Sie verstehen, was der Grund ist, aber Sie können die Situation nicht alleine lösen.
Schreiben Sie in der Einführung der analytischen Notiz, dass Sie einen Umsatzrückgang festgestellt haben, eine Situationsanalyse durchgeführt haben (Pläne und Berichte der Abteilung überprüft, mit jedem Mitarbeiter gesprochen, ein internes Treffen organisiert), konkrete Ideen ausgearbeitet, die Sie legen dem Manager zur Genehmigung vor.
Schritt 2
Hauptteil
Hier müssen Sie alle Aspekte des Problems so detailliert wie möglich betrachten und für jeden eine Lösung vorschlagen.
Markieren Sie Unterabschnitte im Text nach der Anzahl der Sätze und überschreiben Sie sie kurz, aber deutlich. Nennen Sie jeweils zuerst die negative Seite, dann das eigentliche Wesen der Veränderungen sowie die geschätzten Sach- und technischen Kosten und die Verteilung der Verantwortlichkeiten auf die Mitarbeiter.
Ordne die Sätze nach absteigender Bedeutung oder in chronologischer Reihenfolge.
Geben Sie so viele Details wie möglich an. Dies zeigt Ihnen ein hohes Maß an Eigenverantwortung für die Situation und die Ausarbeitung des Problems. Listen Sie die Argumente und die unterstützenden Berechnungen auf. Auch hier können Sie auf die in diesem Bereich bekannten positiven Erfahrungen verweisen.
Um die Objektivität der analytischen Notiz zu erhöhen, stellen Sie Daten (Informationen, Informationen) bereit, die von anderen strukturellen Abteilungen der Organisation stammen.
Im obigen Beispiel könnte der Hauptteil des Policy Briefs einen Vorschlag für eine neue Themenüberschrift „Haushaltsgeräte“enthalten. Für diese Kategorie werden Werbetreibende für einen langen Zeitraum gefunden. Es ist geplant, interne Journalisten in die Erstellung von Werbe- und Informationstexten einzubeziehen.
Es kann auch vorgeschlagen werden, den Mitarbeitern der Abteilung einen Firmenwagen zuzuweisen, um entfernte Büros von Kunden zu besuchen, wodurch der Arbeitszeitverlust und die Reisekosten reduziert werden. Diese These sollte durch Berechnungen in der Buchhaltung bestätigt werden.
Schritt 3
Fazit
Geben Sie die wichtigsten Ergebnisse für jeden Unterabschnitt des Hauptteils an. Versuchen Sie jedoch, direkte Wiederholungen des Haupttextes zu vermeiden. Achten Sie gleichzeitig darauf, dass Sätze, die im Hauptteil nicht angegeben sind, nicht plötzlich im Schlusstext auftauchen.
Seien Sie prägnant, aber überzeugend. Eine Schlussfolgerung kann einer anderen nicht widersprechen. Und alle sollten logisch sein und eine positive Prognose für die nahe Zukunft enthalten.
Der letzte Teil des bereits betrachteten Beispiels wird eine Schlussfolgerung zu den Auswirkungen der neuen Kategorie auf die Steigerung des Werbeumsatzes enthalten. Die prognostizierten Zahlen können so aussehen: Es ist geplant, 5 Inserenten für einen Zeitraum von 6 Monaten mit einem Budget von 50.000 Rubel zu gewinnen.
Schritt 4
Anwendungen
Zusätzliche Materialien, die in einem speziellen Abschnitt gesammelt werden, erhöhen die Zuverlässigkeit Ihrer Aussagen und veranschaulichen die bereitgestellten Informationen. Sie können Tabellen, Grafiken, Diagramme und anderes visuelles Material in der Anwendung platzieren.
