Ausgehende Dokumente sind offizielle Briefe, die die Organisation an Drittadressaten (Lieferanten, Verbraucher, Regulierungsbehörden usw.) oder Kollegen aus anderen Städten sendet. Für die Bearbeitung dieser Korrespondenz sind in der Regel zwei Mitarbeiter verantwortlich: der Verfasser und der Sachbearbeiter. Der erste ist für die Vorbereitung und Abstimmung des Textes verantwortlich. Der zweite registriert den Brief, sendet das Original an seinen Bestimmungsort und speichert eine Dienstkopie.
Notwendig
- - Formular des Unternehmens;
- - der Computer, auf dem der Texteditor installiert ist;
- - Logbuch der Registrierung der ausgehenden Dokumentation.
Anleitung
Schritt 1
Wenn Sie ein Compiler sind
Bereiten Sie einen Dokumententwurf vor. Ausgehende Briefe können proaktiv und reaktionsschnell sein. Im ersten Fall beginnen (initiieren) Sie die Korrespondenz mit einer anderen Organisation oder einer bestimmten Person zu einem offiziellen Thema. Das Antwortschreiben muss Informationen enthalten, die der eingegangenen Anfrage entsprechen.
Schritt 2
Drucken Sie den Brief in zweifacher Ausfertigung auf dem Briefkopf Ihrer Organisation aus. Achten Sie darauf, dass der obere Teil des Dokuments, der sogenannte „Header“, richtig formatiert ist. Es enthält neben den Angaben zum Unternehmen, die sich auf dem Formular rechts befinden, die Daten des Adressaten und die Kopfzeile des Schreibens.
Schritt 3
Geben Sie in der oberen linken Ecke den Titel, die Initialen und den Nachnamen der Person ein, für die das Dokument bestimmt ist, sowie die Adresse einer Organisation oder Person. Das Verfahren zum Angeben von Informationen sollte genau gleich sein, zum Beispiel:
"An den Generaldirektor von LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya Str., 37, Büro vierzehn, Saratow, 109235.
Schritt 4
Platzieren Sie rechts unter den Angaben zu Ihrer Organisation den Titel des Briefes. Es sollte kurz sein und den Inhalt des Textes klar widerspiegeln. Zum Beispiel: "Über die Durchführung einer planmäßigen Inspektion des sanitären Zustands eines Gebäudes" oder "Über die Bereitstellung von Informationen über Häuser mit größerem Reparaturbedarf."
Schritt 5
Beginnen Sie den Haupttext, indem Sie den Adressaten ansprechen und den Grund angeben, aus dem dieser Brief an ihn gesendet wird. Zum Beispiel: „Lieber Iwan Iwanowitsch! Wir informieren Sie über eine geplante Überprüfung des sanitären Zustands des angemieteten Gebäudes am 14. Januar 2011“.
Schritt 6
Wenn das ausgehende Dokument Anhänge enthält, listen Sie diese nach dem Haupttext auf, zum Beispiel: „Anhang auf 3 Seiten. in 1 Kopie. Ganz unten auf der letzten Seite des Textes sollte der Urheber des Dokuments angegeben werden. In der Regel tippt der Verfasser des Briefes seinen Nachnamen, seine Initialen und sein Arbeitstelefon kleiner als die Hauptschrift.
Schritt 7
Überprüfen Sie das Schreiben mit den Entscheidungsträgern in Ihrer Organisation in jede Richtung. So werden beispielsweise Belege über die Mittelverwendung von einem Buchhalter beglaubigt und Antworten auf eine Anfrage des Finanzamts von einem Rechtsanwalt unterzeichnet. Mitarbeiter der Organisation, die den Brief genehmigen, setzen ihre persönlichen Unterschriften mit Transkript auf die zweite Kopie am Ende des Textes unterhalb des Platzes für das Kopfvisum. Nach Erhalt der erforderlichen Genehmigungen wird das ausgehende Dokument vom Leiter der Organisation unterzeichnet.
Schritt 8
Senden Sie das vereinbarte und unterschriebene Dokument an den Sachbearbeiter. Wenn Sie eine Kopie behalten möchten, drucken Sie eine zusätzliche Kopie. Bitten Sie den Angestellten, eine ausgehende Nummer anzugeben.
Schritt 9
Wenn Sie ein Angestellter sind
Akzeptieren Sie den ausgehenden Brief des Absenders. Überprüfen Sie die Verfügbarkeit und Richtigkeit der wichtigsten Angaben, Genehmigungsvisa, Informationen über den Ersteller und die Unterschrift des Managers. Achten Sie auf das Vorhandensein von Anhängen zum Brief.
Schritt 10
Notieren Sie die Informationen zu dem Dokument im Protokoll für ausgehende E-Mails. Wenn Ihre Organisation auf die elektronische Dokumentenverwaltung umgestellt hat, gehen Sie gemäß den Anweisungen zur Pflege der Datenbank vor. Es gibt keine strengen Registrierungsregeln für ein traditionelles Papier-Logbuch. In der Praxis wird jedoch am häufigsten eine Tabelle mit den folgenden Spalten verwendet:
- das Datum;
- Nummer des ausgehenden Dokuments;
- Adressat;
- Zusammenfassung (Titel);
- der Urheber des Dokuments;
- Hinweis.
Schritt 11
Die ausgehende Nummer wird wie folgt gebildet. Geben Sie zunächst die Aktienlistennummer des Ordners an, in dem Kopien der ausgehenden Nachrichten gespeichert werden. Schreiben Sie die Seriennummer eines bestimmten Buchstabens durch einen Bindestrich oder einen Schrägstrich. Sie erhalten: "01-14-256" oder "01-14 / 256", wobei 01-14 die Fallnummer ist, 256 die Dokumentennummer.
Schritt 12
Geben Sie die ausgehende Nummer in die spezielle Zeile des Formulars ein. Geben Sie bei einem Antwortschreiben unbedingt auch die Nummer des eingehenden Dokuments an, mit dem es verknüpft ist. Versiegeln Sie die erste Kopie des Schreibens (ohne Genehmigungsvisum) in einem Umschlag und senden Sie es an den Adressaten. Legen Sie eine Kopie des Dokuments im entsprechenden Dateiordner ab.
