Ein Auszug aus dem Protokoll ist ein unverzichtbares Attribut des Workflows einer jeden Organisation. Da der Auszug eine dem Originaldokument ähnliche Rechtskraft hat, muss er alle erforderlichen Angaben enthalten. Bei der Erstellung der entsprechenden Dokumente sollte auf Details geachtet werden.
Die Anforderungen an die Ausführung von Protokollauszügen werden in der Regel bei jedem Unternehmen nach den internen Regeln des Geschäftsumsatzes festgelegt. Es gibt jedoch allgemein anerkannte Normen für die Erstellung dieses Dokuments.
Ein Auszug aus dem Protokoll ist eine exakte Kopie des Textes des Originaldokuments zu einem bestimmten Thema. Ein Auszug aus dem Sitzungsprotokoll muss daher den Namen des Leitungsgremiums enthalten, dessen Sitzung aufgezeichnet wurde. Diese Informationen sind in der Regel im Titel des Dokuments angegeben. Hier wird der Dokumententyp "Protokoll" in "Auszug aus dem Protokoll" geändert. In einigen Fällen wird die Aufschrift "Statement" in der oberen rechten Ecke des Dokuments angegeben.
Darüber hinaus muss der Auszug aus dem Protokoll zur Wahrung der Rechtskraft des Originals Angaben enthalten:
- Datum, Ort und Uhrzeit der Sitzung;
- Angaben zur Beschlussfähigkeit;
- Angaben über die Person, die die Funktionen des Vorsitzenden wahrnimmt;
- Informationen über die Person, die die Funktionen des Sekretärs wahrnimmt.
Die Tagesordnung der Sitzung wird auf ein konkretes Thema reduziert, für das ein Auszug vorbereitet wird. Ebenso sind alle Fragmente im Zusammenhang mit der Erörterung von Themen Dritter aus dem Dokument ausgeschlossen.
Die Berücksichtigung des Tagesordnungspunktes, zu dem der Auszug erstellt wird, wird genau mit der laufenden Nummer, dem Wortlaut, dem Diskussionsverlauf und den gefassten Beschlüssen gegeben.
Am Ende wird der Auszug vom Vorsitzenden unterzeichnet und mit dem Siegel beglaubigt. Es folgt das Erfordernis zur Bestätigung der Echtheit "Die Aussage ist richtig" ("Richtig") und die Unterschrift des Sekretärs mit einer Entschlüsselung wird gestellt.
Der Originalauszug aus dem Protokoll ist nummeriert, geheftet und durch Siegel und Unterschrift einer bevollmächtigten Person beglaubigt.
