Die Regeln der Geschäftsetikette verlangen, keine unbeantworteten Briefe von Kollegen und Partnern zu hinterlassen. Eine besondere Rolle in der offiziellen Korrespondenz kommt dem Bestätigungsschreiben zu. In diesem Dokument werden vorläufige Vereinbarungen, die Tatsachen des Erhalts und der Übermittlung von Informationen, der Wunsch, an einer bestimmten Veranstaltung teilzunehmen usw. Für jede Art von Bestätigungsschreiben gibt es bewährte Schlüsselphrasen.
Anleitung
Schritt 1
Bereiten Sie ein Standard-A4-Formular zum Schreiben eines Bestätigungsschreibens vor. Geben Sie in der oberen linken Ecke unbedingt Informationen zu Ihrer Organisation ein: vollständiger Name, Anschrift mit Postleitzahl, Kontaktnummern, primäre staatliche Registrierungsnummer (OGRN) und andere Informationen. Geben Sie in der oberen rechten Ecke die Daten des Empfängers an: Name der Empfängerorganisation, Funktion, Nachname und Initialen der Person, an die das Bestätigungsschreiben gesendet wird, vollständige Postanschrift.
Schritt 2
Formulieren Sie den Titel Ihrer E-Mail. Dies erleichtert dem Empfänger die Identifizierung und erleichtert die Organisation in den Archiven Ihrer Organisation. Der Titel sollte kurz und aussagekräftig sein, zum Beispiel: „Bei Erhalt eines Liefervertrages von LLC“NNN „oder „Bei Bestätigung der Teilnahme am Seminar 02.02.2002“. Geben Sie die Überschrift links unter den Details Ihrer Organisation ein.
Schritt 3
Gehen Sie 2-3 Zeilen von der Überschrift ab und geben Sie eine Nachricht an den Adressaten ein. Verwenden Sie die Standardform der offiziellen Anrede an Geschäftspartner: "Sehr geehrter Ivan Ivanovich!" oder "Sehr geehrter Herr Ivanov!"
Schritt 4
Beschreiben Sie im Hauptteil des Bestätigungsschreibens kurz, dass Ihre Organisation vom Empfänger Dokumente, Waren und Dienstleistungen erhalten hat. Der Wortlaut sollte lakonisch sein und 1-2 Sätze nicht überschreiten: „AAA LLC bestätigt den Erhalt von 2 (zwei) Exemplaren des Liefervertrages vom 12.02.2011 Nr. 34“.
Schritt 5
Wenn das Schreiben die zuvor getroffenen Vereinbarungen bestätigt, müssen Sie ihr Wesen kurz beschreiben. So fand beispielsweise ein Gespräch zwischen den Geschäftsführern der Unternehmen statt, in dem sie ihre Absicht zu einer bei den Verhandlungen am 29. Januar 2010 erreichten gegenseitig vorteilhaften Zusammenarbeit zum Ausdruck brachten.
Schritt 6
Beenden Sie das Bestätigungsschreiben mit einem Ausdruck der Dankbarkeit und der Hoffnung auf eine langfristige Zusammenarbeit. Bei Bedarf können Sie am Ende des Schreibens auch zusätzliche Informationen oder Unterlagen anfordern: "Wir bestätigen unsere Teilnahme am Seminar zu Umweltproblemen am 23. Mai 2008. Bitte senden Sie den Teilnehmerfragebogen an unsere Adresse."
Schritt 7
Drucken Sie das Schreiben in zweifacher Ausfertigung aus und unterschreiben Sie es mit dem Leiter der Organisation. Sie senden eine Kopie per Post an den Adressaten, die zweite in Ihrem eigenen Archiv zur Aufbewahrung.
