Jedes Unternehmen erstellt im Laufe seiner Produktionstätigkeit viele Dokumente, die für einige, manchmal auch für längere Zeit aufbewahrt werden müssen. Dafür ist die Organisation des Archivs notwendig.
Anleitung
Schritt 1
Schaffen Sie die notwendigen Voraussetzungen für die Ablage von Dokumenten im Archiv. Zunächst muss der Raum vor direkter Sonneneinstrahlung geschützt werden, die Luftfeuchtigkeit darf das zulässige Maß nicht überschreiten und auch der Zugang für Unbefugte muss verschlossen sein.
Schritt 2
Bitte beachten Sie, dass gemäß den Anforderungen an die Räumlichkeiten des Archivs eine Aufstellung in Holzbauten, baufälligen Gebäuden, Gebäuden mit feuchtem Fundament, Dachböden oder Kellern nicht zulässig ist. Gleichzeitig sollten die Räumlichkeiten, die für die Aufbewahrung verschiedener Archivdokumente im angepassten Gebäude bestimmt sind, von den übrigen Räumlichkeiten, die sich in diesem Gebäude befinden, isoliert werden. Es ist auch nicht erlaubt, das Archiv in den Räumlichkeiten des Gebäudes zu platzieren, die von öffentlichen Catering-Diensten, Organisationen, die chemische oder feuergefährliche Stoffe lagern, und Lebensmittellagern besetzt sind.
Schritt 3
Lokalisieren Sie das Archiv der Organisation in einem Gebäude, das für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen angepasst oder speziell gebaut wurde. Der Raum muss brandschutztechnisch von gefährlichen Gegenständen entfernt werden. Dazu gehören zum Beispiel Parkplätze, Tankstellen, Garagen. Außerdem sollten sich in der Nähe der Räumlichkeiten des Archivs des Unternehmens keine Gegenstände befinden, die die Luft verschmutzen.
Schritt 4
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines für die Organisation eines Archivs geeigneten Raums, dass für den normalen Betrieb des Archivs mehrere separate Räume erforderlich sind: Archivlagerung; Raum zum Empfangen von Dokumenten; Räumlichkeiten für die Verwendung gespeicherter Dokumente; Arbeitsraum für Archivmitarbeiter.
Schritt 5
Bewegen Sie das Archivlager aus Labor-, Haushalts- und Industrieräumen. Dabei ist darauf zu achten, dass es keine gemeinsamen Lüftungskanäle mit sich bringt und durch feuerbeständige Wände und Decken mit einer Feuerwiderstandsgrenze von mindestens zwei Stunden von benachbarten Räumen getrennt ist. Auch im Archivraum ist die Verlegung von Abwasser- und Wasserversorgungsleitungen ausgeschlossen.
Schritt 6
Für die Organisation der Aufbewahrung "Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten" erstellen und mit dem Leiter genehmigen. Darüber hinaus sollte auf Anordnung des Leiters eine Person ernannt werden, die für das Archiv verantwortlich ist. Außerdem wird eine spezielle Expertenkommission geschaffen, die periodisch die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen von Dokumenten prüft.
