Bei der Erstellung von Personalaufträgen ist auf deren rechtliche Bedeutung zu achten. Um rechtsverbindlich zu sein, müssen sie eine Reihe notwendiger Angaben enthalten, darunter den Registrierungsindex bzw. die Dokumentennummer. Die Regeln für die Registrierung von Aufträgen werden durch das lokale Dokument der Institution bestimmt, es gibt jedoch auch allgemeine Regeln.
Anleitung
Schritt 1
Die laufende Nummer des Personalauftrags ist gleichzeitig seine Registrierungsnummer (Index). Die Nummerierung aller Personalbestellungen (Bestellungen) ist während des Amtsjahres getrennt für jede Gruppe von Verwaltungsdokumenten in speziellen Anmeldeformularen zu führen.
Das Geschäftsjahr fällt in der Regel mit dem Kalenderjahr (1. Januar - 31. Dezember) zusammen. Ausnahmen gibt es aber z. B. bei Einrichtungen der Kultur, Bildung etc., bei denen das Amtsjahr am 1. September beginnt.
Schritt 2
Unterteilen Sie zunächst alle Aufträge in separate Gruppen. Unterteilen Sie die Papiere nach ihrer Haltbarkeit in Dokumente der Langzeitlagerung und Dokumente der Kurzzeitlagerung.
Wählen Sie in großen Organisationen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern der Einfachheit halber mehrere Gruppen zu einem homogenen Thema innerhalb des Auftragsspektrums mit derselben Speicherdauer aus.
Beispielsweise können Dokumente zur Langzeitaufbewahrung in Gruppen eingeteilt werden: Anordnungen zur Aufnahme, Anordnungen zur Entlassung, Anordnungen zur Überstellung. Und Papiere der Kurzzeitaufbewahrung lassen sich in Serien differenzieren: Urlaubsaufträge, Dienstreisenaufträge.
In Organisationen mit einem sehr großen Personalbestand ist es manchmal erforderlich, für jede Personalkategorie Buchstabenbezeichnungen von Aufträgen zu entwickeln.
Schritt 3
Registrieren Sie außerdem jede dieser Gruppen von Personalbestellungen in speziellen Formularen. Als Anmeldeformular können Sie ein Journal, Melde- und Kontrollkarten oder ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem verwenden. Jede dieser Formen hat Vor- und Nachteile.
Bequemer für die Organisation und Suche sind Registrierungs- und Kontrollkarten sowie elektronische Aktenschränke, die sich normalerweise duplizieren. Protokolle bieten mehr Informationssicherheit.
Anmeldeformulare haben keinen strengen Standard, enthalten aber in der Regel folgende Informationen:
- das Datum;
- Seriennummer der Bestellung;
- wer hat unterschrieben (Position, Nachname);
- eine Zusammenfassung der Bestellung;
- Basis;
- Darsteller.
Schritt 4
Um Bestellungen nach Rahmen zu nummerieren, müssen Sie nur noch in das entsprechende Journal schauen und dem Dokument den nächsten Index zuweisen.
