Der Arbeitgeber kann sich auf verschiedene Weise mit dem Urlaubsplan seiner Mitarbeiter vertraut machen. In den meisten Fällen stellen Personaldienste ein spezielles Bekanntschaftsblatt aus oder füllen die letzte Spalte im Dokument selbst aus.
Zu den Aufgaben eines jeden Arbeitgebers gehört es, die Mitarbeiter rechtzeitig mit den im Unternehmen erlassenen lokalen Gesetzen vertraut zu machen, die in direktem Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit stehen. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung kann zu einer Verwaltungshaftung führen und zusätzliche Probleme in den Beziehungen zu den Mitarbeitern schaffen. Aus diesem Grund machen Führungskräfte und Personaldienste von Unternehmen den Arbeitnehmern solche Dokumente gegen Unterschrift bekannt, was auch im Arbeitsrecht verankert ist. Eine der lokalen Handlungen der genannten Art ist der Urlaubsplan der Mitarbeiter, für den zwei Methoden verwendet werden können: das Erstellen eines separaten Bekanntschaftsblatts oder das Sammeln der Unterschriften der Mitarbeiter direkt auf dem Zeitplan selbst.
Erstellung eines Mitarbeiter-Einarbeitungsbogens
Das Erstellen eines separaten Dokuments, das als Bekanntschaftsblatt bezeichnet wird, ist eine universelle Möglichkeit, den Mitarbeitern Informationen über den Urlaubsplan zu übermitteln. Diese Art der Benachrichtigung wird von den meisten Organisationen verwendet, und die Hauptaufgabe des Bekanntschaftsblatts besteht darin, von den Mitarbeitern eine schriftliche Bestätigung zu erhalten, dass sie das Dokument gelesen haben. Aus diesem Grund kann dieses Dokument in beliebiger Form erstellt werden, muss jedoch die Einzelheiten des Urlaubsplans für das entsprechende Kalenderjahr sowie die Namen der Mitarbeiter enthalten und deren persönliche Unterschriften sammeln. Nachnamen und Unterschriften werden normalerweise in Form einer Tabelle platziert, was die Organisation des Verfahrens zum Kennenlernen mit lokalen Gesetzen vereinfacht.
Sammeln von Unterschriften der Mitarbeiter zum Urlaubsplan
Einige Personalabteilungen ziehen es vor, die Unterschriften der Mitarbeiter zur Einarbeitung in den Urlaubsplan direkt auf diesem Dokument zu sammeln. Die Form des Urlaubsplans ist vereinheitlicht, zum Zwecke der Benachrichtigung des Mitarbeiters wird jedoch häufig die letzte nicht beanspruchte Spalte dieses Dokuments verwendet, die als "Hinweis" bezeichnet wird. Da alle Daten jedes Mitarbeiters im Dienstplan, sowie Anfangs- und Enddatum seines Urlaubs im nächsten Kalenderjahr in diesem Ortsgesetz bereits in separate Zeilen aufgeschlüsselt sind, wird die persönliche Unterschrift in der letzten Spalte des entsprechenden line bestätigt automatisch, dass der Mitarbeiter mit dem Dokument vertraut ist. Diese Art der Informationsübermittlung ist nirgendwo verboten, wird aber relativ selten eingesetzt.
