Die meisten Organisationen haben Dokumente jahrzehntelang gespeichert. Um zu verhindern, dass Ihre Wertpapiere verloren gehen oder zerknittern, legen Sie sie in Plastik- oder Hartfaserordnern ab. Ordnen Sie vorher jedem Vertrag eine eigene Nummer zu. Dies erleichtert das Auffinden bei Bedarf.
Anweisungen
Schritt 1
Um leicht den richtigen Vertrag zu finden, erstellen Sie ein Buchhaltungsbuch. Nehmen Sie ein dickes quadratisches Notizbuch. Nummeriere das erste Blatt. Geben Sie dem Wertpapier eine Nummer und notieren Sie diese in diesem Tagebuch. Die Nummer darf nur aus Zahlen bestehen, zB 345. Oder Buchstaben haben - 123-ID. Tragen Sie zusätzlich das Datum des Vertragsabschlusses ein. Die Zeile im Journal sollte so aussehen: 1. Vertrags-Nr. 345-Id vom 23.03.2011. Geben Sie in den Anmerkungen das Wesen der Transaktion an, wenn dies der Unternehmensstil der Dokumentation erfordert.
Schritt 2
Wenn es mehr als eine juristische Person in der Organisation gibt, erstellen Sie für jede ein eigenes Vertragsjournal. Verwenden Sie zur Bezeichnung herkömmliche Symbole. Schreiben Sie zum Beispiel die Dokumente von LLC "Three Bears" als 456-TM auf. Und markieren Sie die Verträge von OJSC "Wolf und Rotkäppchen" 876-VKSH. Die Nummern sollten in die Hefte gehen, damit es nicht zu Verwechslungen kommt.
Schritt 3
Auch wenn jeder Unternehmensbereich mit der Ausführung und Genehmigung von Dokumenten befasst ist, sollte es ein Buch zur Buchführung der Verträge geben. Andernfalls werden die Nummern der Dokumente wiederholt, was zu Uneinigkeit in den Aktivitäten des Unternehmens führt. Weisen Sie die Sekretärin oder den Büroleiter an, dieses Tagebuch zu führen. Geben Sie Mitarbeitern erst dann ein Siegel oder unterschreiben Sie mit dem CEO, wenn ihm eine Identifikationsnummer zugewiesen wurde.
