Die Registrierung von Dokumenten ist ein Prozess, der darin zum Ausdruck kommt, Anmeldeinformationen für ein bestimmtes Dokument festzulegen, wenn es gesendet, empfangen und erstellt wird. Derzeit werden Journal-, Karten- und automatisierte Formen der Dokumentenregistrierung verwendet.
Die interne Registrierung von Dokumenten ist ein wesentlicher Bestandteil der Aktivitäten einer staatlichen oder kommunalen Körperschaft, Institution, Handelsorganisation oder Einzelunternehmers. In der Praxis läuft dieser Prozess darauf hinaus, grundlegende Informationen über das Dokument in einem speziellen Format zu fixieren, das für die interne Registrierung verwendet wird.
Dabei unterliegen in der Regel nicht nur ein- und ausgehende Dokumente der internen Registrierung, sondern auch in der Organisation selbst erstellte Papiere (z. B. Verträge mit Gegenparteien). Verantwortlichkeiten für die Erfassung von Dokumenten werden oft einer Sekretärin oder einem Sachbearbeiter übertragen, in großen Organisationen werden ganze Abteilungen geschaffen, um diesen Prozess zu optimieren.
Welche Formen der internen Registrierung von Dokumenten gibt es?
Die häufigste Form der internen Erfassung von Dokumenten ist nach wie vor die Zeitschriftenerfassung. In diesem Fall werden Informationen zu den Dokumenten in ein spezielles Journal eingegeben, das in mehrere Spalten unterteilt ist. Geben Sie unbedingt Daten zum Datum des Eingangs, Versands oder der Erstellung des Dokuments, seiner Registrierungsnummer, seines Namens und seiner Kurzbeschreibung ein.
Ein alternatives Formular ist die Kartenregistrierung von Dokumenten, bei der Informationen zu jedem Dokument in eine separate Karte eingetragen werden, deren Ausfüllregeln im Voraus genehmigt werden. Schließlich wird als fortschrittlichste Form die automatisierte Dokumentenregistrierung angesehen, die den Papierkram minimiert.
Welches ist die bequemste Form für die Organisation?
Die Journalform der internen Registrierung von Dokumenten kann in kleinen Organisationen effektiv eingesetzt werden, in denen ein Spezialist für die Durchführung der entsprechenden Verfahren verantwortlich ist. Der Nachteil dieses Formulars besteht darin, dass nicht mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an der Erfassung von Dokumenten arbeiten können, daher ist es für große Unternehmen nicht geeignet. Darüber hinaus kommt es beim Vorhandensein mehrerer Journale für die Registrierung von Dokumenten (z. B. in verschiedenen Abteilungen) häufig zu Verwirrung mit ihren Registrierungsdaten.
Diese Nachteile werden durch die Verwendung des internen Registrierungskartenformulars überwunden, mit dem Sie schnell und effizient Informationen zu einer beliebigen Anzahl von Dokumenten erfassen können. Wenn das Ziel des Unternehmens darin besteht, den Papierkram zu minimieren, wird empfohlen, ein automatisiertes internes Registrierungsformular zu verwenden, das eine spezielle Software erfordert.
