Unabhängig von der Art der Tätigkeit, die die Organisation ausübt, erzeugt sie im Laufe ihres Lebens erhebliche Mengen an Dokumentation, die aufbewahrt werden müssen. Je größer das Unternehmen und je breiter sein Tätigkeitsfeld ist, desto größer ist das Volumen der anfallenden Dokumente. Natürlich stellt sich früher oder später die Frage der Sortierung und Vernichtung irrelevanter Dokumentationen. Es bleibt zu bestimmen, was zerstört werden kann und was noch bewahrt werden muss.
Anweisungen
Schritt 1
Um die Dokumentation zu systematisieren, muss für jedes zur Aufbewahrung erhaltene Dokument die Aufbewahrungsfrist festgelegt werden, nach der das Dokument ohne Risiko für die Organisation vernichtet werden kann.
Verwenden Sie die genehmigte Liste der Dokumente, für die die Aufbewahrungsfrist von Rosarchiv festgelegt wurde. Das wichtigste Dokument, an dem man sich bei der Systematisierung dieser Art von Dokumentation orientieren sollte, ist die "Liste der typischen Managementdokumente, die bei der Tätigkeit von Organisationen erstellt wurden, mit Angabe der Aufbewahrungszeit" (genehmigt von Rosarchiv am 06.10.2000)
Schritt 2
Lesen Sie auch die Checklisten der Abteilungen, auf die Sie zurückgreifen müssen, wenn Ihre Organisation unter die Qualifikationen der Abteilung fällt (z. B. gibt es Checklisten für Militärabteilungen, Bankabteilungen usw.). Für die gängigsten Organisationsformen wurden auch Dokumentationslisten erstellt (zB für Aktiengesellschaften).
Schritt 3
Eine Reihe von Dokumenten unterliegt der Aufbewahrung gemäß ihren Besonderheiten, zum Beispiel müssen Steuerunterlagen mindestens 4 Jahre lang aufbewahrt werden und Jahresabschlüsse - mindestens 5 Jahre.
Schritt 4
Die Verwendung von Listen ist die bequemste Art, Dokumente zu organisieren, da es für jede Art von Dokumentation eine klare Aufbewahrungsfrist gibt. Allerdings können nicht alle Dokumente in Listen kategorisiert werden. Bei einigen Dokumenten sollte die Aufbewahrungsfrist von der Organisation selbst festgelegt werden.
Zu diesem Zweck setzt die Organisation durch entsprechende Anordnung eine Sachverständigenkommission ein, die regelmäßig den Wert von Unterlagen überprüft, die Aufbewahrungsfristen festlegt und Unterlagen vernichtet, für die die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder nicht erforderlich ist. Es ist wichtig, dass die Kommission Personen umfasst, die in der Lage sind, die Relevanz des Dokuments und die wahrscheinlichen Risiken aus seinem Verlust zu berechnen.
