Die richtige Aufbewahrung der Dokumentation vermeidet Probleme bei der Suche nach den richtigen Verträgen. Nachdem Sie ein wenig Zeit damit verbracht haben, Wertpapiere zu hinterlegen, haben Sie die Gewissheit, dass die notwendigen immer sicher zur Hand sind.
Anweisungen
Schritt 1
Um das benötigte Dokument leicht zu finden, erstellen Sie ein Buchhaltungsbuch. Geben Sie dem Vertrag eine Nummer und tragen Sie sie in dieses Notizbuch ein. Notieren Sie neben der Seriennummer das Datum des Vertragsabschlusses. Die Zeile im Journal sollte so aussehen: 1. Vertrags-Nr. 987DL vom 23.03.2010. Geben Sie daneben in den Anmerkungen den Inhalt des Vertrages an, wenn dies der Unternehmensstil der Archivierung erfordert.
Schritt 2
Erstellen Sie für jede juristische Person, wenn es mehrere in der Organisation gibt, ein eigenes Dokumentenregister. Verwenden Sie herkömmliche Symbole, um sie zu kennzeichnen. Geben Sie beispielsweise die Verträge von LLC "Funny Pictures" als 987ВК ein. Und die Verträge von OJSC "Murzilka" markieren 987M. Vergeben Sie die Nummern streng, um Verwechslungen zu vermeiden.
Schritt 3
Legen Sie den Vertrag erst in einem Ordner ab, wenn er alle Genehmigungsschritte durchlaufen hat, von den Generaldirektoren beider Parteien unterzeichnet wurde und alle Siegel angebracht wurden. Wählen Sie Hardcover-Ordner, um Ihre Dokumente sicher aufzubewahren. Erstellen Sie für jede juristische Person einen separaten Ordner.
Schritt 4
Um den Vertrag in den Ordner einzufügen, entfernen Sie vorsichtig die Büroklammer, die die Blätter verbindet. Mit einem Locher neue Löcher stanzen. Legen Sie das Dokument in einen Ordner und sichern Sie es mit Metallranken. Trennen Sie einen Vertrag von einem anderen mit einem leeren A4-Blatt.
Schritt 5
Es gibt eine andere Möglichkeit, Dokumente zu archivieren. Kaufen Sie einen Satz transparenter Dateien. Legen Sie jeden Vertrag in einen separaten Umschlag und sichern Sie ihn in einem Ordner.
Schritt 6
Legen Sie nicht zu viele Verträge in einen Ordner ein - die Blätter können knittern. Der Ordner sollte sich leicht schließen lassen, damit das Papier nicht herausschaut.
Schritt 7
Stellen Sie eine separate Ablage im Regal zur Aufbewahrung von Ordnern mit Dokumenten bereit. Geben Sie am Ende des Ordners das Jahr und die juristische Person an, für die die Verträge erstellt werden. So finden Sie bei Bedarf schnell die benötigten Verträge.
Schritt 8
Es besteht keine Notwendigkeit, Ordner mit Dokumenten zu führen, die vor drei bis vier Jahren abgeschlossen wurden. Legen Sie sie in enge Kartons und unterschreiben Sie das Jahr und die juristische Person, die den Vertrag besitzt. Senden Sie die Pakete an das Lager. Suchen Sie sich einen trockenen Lagerplatz aus. Feuchtigkeit kann Wertpapiere töten.
