Im Laufe der wirtschaftlichen Tätigkeit schließen Unternehmensleiter viele verschiedene Verträge mit Lieferanten und Abnehmern ab. Um die Laufzeit dieser Regelungen verfolgen zu können, verwenden einige Organisationen sogenannte Vertragsregister. Im Allgemeinen bedeutet der Begriff "Register" ein bestimmtes Protokoll der Registrierung von ein- und ausgehenden Dokumenten. Wie erstellt man eine solche Datenbank?
Anleitung
Schritt 1
Zuerst müssen Sie entscheiden, welche Informationen Sie in der Registrierung sehen möchten, dh die wichtigsten Kriterien für sich selbst hervorheben. Erstellen Sie danach in einem Tagebuch, das sowohl in Excel als auch mit einem normalen Notizbuch (vorzugsweise A4-Format) erstellt werden kann, eine Tabelle.
Schritt 2
Wenn Sie bei der zweiten Methode aufgehört haben, erstellen Sie zuerst die Titelseite. Schreiben Sie darauf die Details der Organisation, dh INN, KPP, OKATO, die juristische Adresse und den Leiter der Organisation. Schreiben Sie in die Mitte „Verzeichnis der Verträge für (Zeitraum angeben)“.
Schritt 3
Als nächstes erstellen Sie auf dem nächsten Blatt eine Tabelle mit sechs Spalten. Geben Sie in der ersten Spalte die Nummer des mit der Gegenpartei geschlossenen Vertrages, in der zweiten das Datum des regulatorischen Rechtsdokuments und in der dritten das Ablaufdatum an.
Schritt 4
Geben Sie als nächstes den Namen der Gegenpartei, des Auftragnehmers und des Vertragsgegenstands an, beispielsweise die Entwicklung von Buchhaltungsprogrammen. Optional können Sie die Vertragssumme, eine Zusatzvereinbarung und weitere Bedingungen angeben. In der Regel werden Verträge in chronologischer Reihenfolge erfasst. Nach Ablauf der Frist ist es ratsam, das Dokument mit dem Leiter der Organisation zu flashen, zu nummerieren und zu unterschreiben. Übergeben Sie danach die Registrierung an das Archiv.
Schritt 5
Zum Erstellen von Registern können Sie auch ein speziell entwickeltes Programm verwenden, das als "Vertragsregister" bezeichnet wird. Es ermöglicht Ihnen, Zahlungen im Rahmen von Verträgen, das Ablaufdatum dieser Dokumente zu verfolgen und Aufzeichnungen über die gezahlten Beträge zu führen. Das Programm erstellt automatisch Listen, die Sie nach Ablauf der Frist auf Papier ausdrucken können.
Schritt 6
Sie können bei der dritten Methode aufhören, dh mit dem Excel-Programm. Die Spalten in der Tabelle können einen ungefähren Inhalt haben, wie bei der ersten Methode. Am Ende der Frist drucken Sie das Register aus und geben es dem Hauptbuchhalter zur Unterschrift.
