Ein Mitarbeiter, der Geld für Reisekosten, den Einkauf von Inventargegenständen oder für andere Bedürfnisse erhalten hat, muss die von ihm ausgegebenen Beträge der Buchhaltung seines Unternehmens melden. Dazu muss er einen Vorabbericht (Einheitliches Formular Nr. AO-1) ausfüllen und diesem alle Dokumente beifügen, die die angefallenen Ausgaben bestätigen.
Anleitung
Schritt 1
Das Ausfüllen einer Spesenabrechnung beginnt von vorne. Geben Sie in der obersten Zeile den Namen Ihrer Organisation ein. Geben Sie das Datum des Berichts an, während die Nummer nicht angegeben werden muss, dieses Feld wird vom Buchhalter ausgefüllt. Geben Sie unten die Struktureinheit an, zu der Sie gehören, Ihren Nachnamen und Ihre Initialen sowie Ihre Position. Notieren Sie den Verwendungszweck des Vorschusses, zum Beispiel „Reisekosten“, „Haushaltsbedarf“usw.
Geben Sie in der linken Spalte den Saldo der rechenschaftspflichtigen Mittel an, die Sie hatten, bevor Sie den neuen Vorschuss erhalten haben (oder zu viel ausgegeben, falls vorhanden). Geben Sie unten den Betrag (oder mehrere Beträge, wenn sie sowohl über die Kasse als auch über die Bank eingegangen sind) an, die unter der Meldung eingegangen sind. Füllen Sie die Zeile "Gesamtbetrag erhalten" mit dem Gesamtbetrag aus, den Sie den Unterbericht erhalten haben.
Schritt 2
Danach müssen Sie einen Vorabbericht auf der Rückseite ausfüllen. Listen Sie alle Dokumente auf, mit denen Sie alle angefallenen Ausgaben bestätigen möchten, und füllen Sie für jedes Dokument die Spalten von der ersten bis zur sechsten aus.
Geben Sie die Seriennummer des Dokuments ein. Bitte geben Sie das Datum und die Nummer auf dem Dokument selbst an. Geben Sie den Namen des Dokuments ein (z. B. Kassenbon, Kassenbon, Kassenbon usw.). Geben Sie den im Dokument angegebenen Betrag (in Rubel oder Währung) an. Addieren Sie alle Beträge und notieren Sie das Ergebnis in der Zeile "Gesamt". Fügen Sie unten Ihre Unterschrift und das dazugehörige Transkript ein.
Schritt 3
Gehen Sie dann zurück, um die Vorderseite wieder zu füllen. Füllen Sie die Zeile "Gebraucht" mit dem Betrag aus, den Sie in der Zeile "Gesamt" auf der Rückseite angegeben haben. Geben Sie den Restbetrag (oder die Mehrausgaben) ein, den Sie verbleiben. Geben Sie unten die Anzahl der Dokumente ein, die dem Vorausbericht beigefügt sind, und geben Sie auch die Gesamtzahl der Blätter dieser Dokumente an.
Schritt 4
Sie müssen nicht alle anderen Zeilen ausfüllen, sie werden vom Buchhalter und der Kassiererin ausgefüllt (wenn Sie den Saldo an die Kassiererin zurückgeben).
Nachdem Sie den Bericht bei der Buchhaltung eingereicht haben, ist der Buchhalter verpflichtet, Ihnen eine Quittung auszustellen, die aufbewahrt werden muss. Mit Hilfe dieser Quittung können Sie jederzeit bestätigen, dass Sie sich für die Ihnen ausgegebenen Mittel gemeldet haben, falls es zu Missverständnissen kommen sollte.
