Alle Organisationen verfügen über Personaldokumente. Sie werden geschlossen, um die Arbeitsbeziehungen mit den Arbeitnehmern zu regeln. Jede Überarbeitung beginnt mit der Überprüfung dieser Dokumentation, weshalb es sehr wichtig ist, sie richtig zu formatieren.
Anweisungen
Schritt 1
Die Hauptsache ist, sich bei der Erstellung eines Personaldokuments an verschiedenen Gesetzen, Anweisungen und anderen behördlichen Dokumenten zu orientieren. Verstöße gegen Regeln führen zu verschiedenen Sanktionen.
Schritt 2
Die Dokumente werden nach der Veröffentlichung der Bestellung durch den Leiter der Organisation erstellt. Auf Basis aller persönlichen Unterlagen des Mitarbeiters werden Formulare ausgefüllt, beispielsweise ein Arbeitsvertrag.
Schritt 3
Bei der Einstellung muss ein Kadermitarbeiter Kopien aller Dokumente entfernen und in der Personalakte des Mitarbeiters ablegen. Zukünftig können Sie an diesen Ordner auch Dokumente anhängen, beispielsweise einen Urlaubsantrag. Es sei darauf hingewiesen, dass die Führung einer Personalakte für private Unternehmen nicht erforderlich ist.
Schritt 4
Außerdem sollten Sie alle in der Personalakte vorhandenen Dokumente in chronologischer Reihenfolge und mit Seriennummern inventarisieren.
Schritt 5
Alle Änderungen in den Personalakten erfolgen auf Antrag des Arbeitnehmers selbst und gemäß den beigefügten Kopien, beispielsweise bei einer Änderung des Nachnamens - einer Heiratsurkunde (Auflösung). Gleichzeitig können alte Dokumente nicht recycelt werden, sie müssen in der Personalakte des Mitarbeiters verbleiben.
Schritt 6
Auf dem Deckblatt der Personalakte sind Informationen über den Mitarbeiter angegeben, nämlich: Name, Vorname, Vatersname und Seriennummer der Personalakte. Dann wird er in ein besonderes Personenregister eingetragen.
Schritt 7
Denken Sie daran, dass persönliche Dateien sowie Mitarbeiterdokumente an einem sicheren oder anderen sicheren Ort aufbewahrt werden müssen. Die Verantwortung hierfür sollten die Personalarbeiter tragen, die auf Anordnung des Leiters ernannt werden.
Schritt 8
Zu beachten ist auch, dass Personalakten nicht an die Mitarbeiter selbst weitergegeben werden und nur im Beisein einer verantwortlichen Person eingesehen werden können.
